Som småföretagare stöter du på organisationsnummer i många sammanhang – på fakturor, i bokföringsprogrammet och vid kontakt med myndigheter. Men vad är egentligen ett organisationsnummer och hur fungerar det för just din verksamhet?
Vad är organisationsnummer?
Organisationsnummer är en identitetsbeteckning som tilldelas juridiska personer, exempelvis företag och föreningar. Det fungerar som ett personnummer, fast för organisationer istället för individer. Det består av tio siffror och används för att identifiera och särskilja juridiska personer från fysiska personer.
Varje nummer är unikt och det är myndigheter som Skatteverket och Bolagsverket som tilldelar organisationsnummer. Detta säkerställer att det aldrig finns två organisationer med samma nummer, vilket gör det enkelt att hålla isär olika verksamheter och föreningar i alla officiella sammanhang.
Organisationsnumret används i olika sammanhang, bland annat för att ingå avtal och för att registrera företaget hos myndigheter. När du startar ett företag kommer du att använda det för allt från att öppna bankkonto till att registrera dig för moms. Det är också viktigt för att kunna hantera moms och andra skatter på ett korrekt sätt.
Hur får man ett organisationsnummer?
Skatteverket eller Bolagsverket tilldelar organisationsnummer, beroende på vilken typ av organisation det handlar om. Det sker när en verksamhet bildas eller registreras hos myndigheterna, vilket innebär att du får det automatiskt när du startar.
Myndigheterna säkerställer att varje verksamhet får ett unikt organisationsnummer genom att följa ett systematiskt tilldelningssystem. Organisationsnumret tilldelas automatiskt när företaget registreras, men det kan också tilldelas manuellt i vissa fall där automatisk tilldelning inte är möjlig.
För dig som småföretagare är det viktigt att kontrollera att organisationsnumret är korrekt och att det används på rätt sätt i alla dina affärstransaktioner.
Nyfiken på bokföring online?
Med SpeedLedger e-bokföring slipper du tänka på debet & kredit. Bokföringen hämtas direkt från bankkontot och det enda du behöver göra är att godkänna.
Organisationsnummer för enskild firma
Enskild firma är inte en juridisk person, men den behöver ändå hantera organisationsnummer på ett särskilt sätt som kan verka förvirrande för många småföretagare. Enskild firma använder personnumret, eftersom det inte är en juridisk person utan du som person driver verksamheten.
Detta innebär att enskild firma inte får ett separat organisationsnummer, utan använder istället personnumret som identitetsbeteckning i alla affärssammanhang. Det är viktigt att förstå hur detta fungerar för att kunna hantera enskild firma på ett korrekt sätt, både när det gäller bokföring och myndighetskontakter.
Enskild firma behöver också registrera sig hos Skatteverket och andra myndigheter för att kunna bedriva verksamhet. Även om du använder ditt personnummer som identitetsbeteckning behöver du fortfarande registrera dig som enskild näringsidkare för att få tillgång till de rättigheter och skyldigheter som följer med att driva företag.
Bevis om tilldelat organisationsnummer
Bevis om tilldelat organisationsnummer kan utfärdas av myndigheter som Skatteverket och Bolagsverket när du behöver visa att ditt företag har ett giltigt organisationsnummer. Beviset innehåller uppgifter om den juridiska personen och annan viktig information om företaget.
Beviset kan användas för att visa att den juridiska personen (till exempel aktiebolag, handelsbolag och föreningar) har ett giltigt organisationsnummer när du behöver det för bankärenden, avtal eller affärstransaktioner. Det är viktigt för att kunna hantera bolag, verksamheter och andra organisationer på ett korrekt sätt i kontakter med myndigheter och andra aktörer.
Det kan också användas för att kontrollera att numret är korrekt och att det används på rätt sätt i alla sammanhang. Detta är särskilt viktigt när du arbetar med bokföring och momshantering, där felaktiga nummer kan skapa betydande problem.
Organisationsnummer på engelska – internationell användning
När du handlar internationellt eller arbetar med utländska verksamheter kommer du att stöta på organisationsnummer i olika former och på olika språk. På engelska kallas det för ”Corporate ID number” eller ”Business registration number”, och det fungerar på samma sätt som i Sverige.
Inom EU används också VAT-nummer (Value Added Tax number) som bygger på organisationsnumret men har ett tillägg för att identifiera landet och momsregistreringen. I Sverige är ditt VAT-nummer SE följt av organisationsnumret och sedan 01. Detta gör det möjligt att handla inom EU och hantera moms på ett korrekt sätt.
Det är bra att veta om skillnaderna mellan olika typer av identifikationsnummer när du arbetar internationellt. Olika länder har olika system, men principen är densamma – varje företag behöver en unik identifikation för att kunna bedriva affärer och hantera skatter.
Så söker du organisationsnummer
Det finns flera sätt att söka på organisationsnummer för andra företag, vilket kan vara praktiskt när du ska kontrollera leverantörer eller kunder. Det enklaste sättet är att använda Bolagsverkets kostnadsfria söktjänst på deras webbplats, där du också kan söka på företagsnamn.
Du kan också hitta organisationsnummer på företags fakturor och andra officiella dokument, där det alltid ska framgå tydligt. Många företag redovisar det också sitt på sin webbplats, ofta i kontaktinformation eller i sidfoten på hemsidan.
För momsregistrerade företag kan du använda EU:s VAT-nummersökning för att kontrollera att ett företags momsregistrering är giltig. Detta är särskilt användbart när du handlar med företag i andra EU-länder och behöver säkerställa att deras momsregistrering är korrekt.
Så skiljer du organisationsnummer från personnummer
Även om de ser liknande ut är det viktiga skillnader som hjälper dig att skilja dem åt. Personnummer har formatet ÅÅMMDD-XXXX där tredje siffran alltid är 0 eller 1, medan organisationsnummer har formatet XXXXXX-XXXX där tredje siffran är 2 eller högre.
Det är bra att ha koll på skillnaden mellan dem, eftersom det skapa problem med myndigheter och i bokföringen om du använder dem fel. När du fakturerar och bokför är det bra att alltid kontrollera att du använder rätt typ av nummer för varje transaktion.
För enskilda firmor blir detta extra viktigt eftersom du använder ditt personnummer som företagsidentitet. Du behöver vara tydlig med när du agerar som privatperson och när du agerar som företagare, även om du använder samma nummer i båda fallen.
Organisationsnummer i din bokföring
I din bokföring används organisationsnummer för att se till att alla transaktioner registreras rätt och att du kan hantera moms och skatter på rätt sätt. Det måste framgå på alla fakturor du skickar, vilket gör det möjligt för dina kunder att identifiera din verksamhet och hantera sina inköp korrekt.
För momsregistrerade företag är det grunden för VAT-numret, som krävs för handel inom EU och för att kunna begära momsåterbetalning. Modern bokföringsprogram som SpeedLedger hanterar detta automatiskt, så du slipper tänka på de tekniska detaljerna.
När du använder automatisk bokföring blir organisationsnumret en naturlig del av systemet som hjälper till att identifiera ditt företag i alla sammanhang. Detta gör det enkelt att hålla ordning på din ekonomi och säkerställa att alla rapporter och deklarationer innehåller rätt information.
