Vad är ett bokföringsprogram?
När du driver företag är du bokföringsskyldig. Det innebär att du ska bokföra företagets ekonomiska händelser, spara kvitton och andra underlag och sammanställa bokföringen vid årets slut. Skyldigheten gäller även om företaget är litet och du bara har några få kunder. Du måste inte använda ett bokföringsprogram, men ett bra bokföringsprogram för småföretagare kan förenkla arbetet och göra det lättare att följa hur företaget går.
Ett bokföringsprogram är ett digitalt verktyg där du registrerar, ordnar och följer företagets ekonomi. Här samlas uppgifter om vad du säljer, vad du köper, vad företaget äger och vilka skulder det har.
Med SpeedLedgers bokföringsprogram för småföretagare får du hjälp att bokföra utifrån bankens händelser och kan fråga vår bokföringsrådgivning när du är osäker.
När du bokför dokumenterar du företagets affärshändelser, alltså händelser som påverkar ekonomin. Det kan vara att du köper material, skickar en kundfaktura, betalar hyran eller får in pengar på företagskontot.
Programmet håller ihop uppgifterna så att du kan följa vad som har hänt. Du kan gå tillbaka till ett inköp, se hur det har bokförts och hitta kvittot eller fakturan som hör till. Uppgifterna används sedan för att ta fram rapporter och underlag till momsredovisning, bokslut och deklaration.
Mer än en lista över pengar in och ut
På kontoutdraget från banken ser du betalningarna och hur mycket pengar som finns på kontot. Men du ser inte hela företagets ekonomi.
Du kan till exempel ha skickat fakturor som kunderna ännu inte har betalat. Du kan också ha fått leverantörsfakturor som ska betalas nästa månad. Sådana uppgifter behöver hanteras i bokföringen, även om betalningen inte har passerat banken ännu.
Bokföringsprogrammet hjälper dig att hålla ordning på både händelserna och hur de påverkar ekonomin. Det gör att du kan få svar på frågor som hur stora kostnader du har, om verksamheten går med vinst och vilka skulder som finns.
Vad gör ett bokföringsprogram i praktiken?
Det är lättare att förstå nyttan om du följer vad som händer med ett vanligt inköp. Från att du får ett kvitto till att kostnaden syns i företagets rapporter.
Inköpet registreras och kopplas till ett underlag
Du köper något till företaget och får ett kvitto. I bokföringen behöver det framgå bland annat när köpet gjordes, vad det gällde och vilket belopp du betalade.
Underlaget som visar vad som har hänt kallas en verifikation. Ofta är det ett kvitto eller en faktura, ibland tillsammans med kompletterande uppgifter.
I ett bokföringsprogram kan uppgifterna registreras och få ett verifikationsnummer. Numret gör det möjligt att hitta tillbaka till händelsen. Har programmet digital underlagshantering kan du också koppla kvittot direkt till bokföringen.
Programmet sorterar beloppen rätt
För att du ska kunna följa ekonomin behöver liknande händelser samlas på samma ställe. Lokalhyra ska exempelvis gå att skilja från kontorsmaterial och försäljning.
Det görs med bokföringskonton, som fungerar som olika kategorier i bokföringen. Ett bokföringskonto är alltså inte samma sak som ditt bankkonto. Att välja vilka konton som ska användas kallas att kontera.
Bokföringen bygger också på debet och kredit, de två sidorna i en bokföringspost. Ett program kan hjälpa dig med den fördelningen, så att du inte behöver räkna ut och registrera varje del för hand. I SpeedLedger samlas dina händelser från banken i autokonteringen, och du behöver bara välja ett konto och trycka på OK.
Kostnaden och momsen hålls isär
Anta att du köper kontorsmaterial för 1 250 kr inklusive 25 procent moms. Köpet används helt i din momspliktiga verksamhet och du har rätt att dra av hela momsen.
Då består betalningen av:
- 1 000 kr för kontorsmaterialet, som blir en kostnad i verksamheten.
- 250 kr i ingående moms, alltså moms på inköpet som du får dra av i momsredovisningen.
Du har betalat 1 250 kr, men hela beloppet är alltså inte en kostnad i det här exemplet.
Verifikation: kontorsmaterial för 1 250 kr inklusive 25 % moms
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
1930 Företagskonto | 1 250 kr | |
6110 Kontorsmateriel | 1 000 kr | |
2640 Ingående moms | 250 kr |
Ett bokföringsprogram med rätt inställningar hjälper dig att fördela beloppen. Kostnaden kommer med i resultatet och momsen i momsredovisningen. Du behöver fortfarande kontrollera uppgifterna mot kvittot.
Bokföringen blir rapporter du kan använda
När händelserna är bokförda kan programmet sammanställa dem. Du slipper räkna ihop varje inköp och försäljning på nytt när du behöver se hur företaget går.
Rapporter i bokföringsprogrammet och vad de visar
| Rapport | Vad får du veta? |
|---|---|
Resultatrapport | Vilka intäkter och kostnader du har under en period och vilket resultat det ger. |
Balansrapport | Vad företaget äger, vilka skulder som finns och företagets egna kapital. |
Momsrapport | Uppgifter om försäljning, inköp och moms som används till momsdeklarationen. |
Resultatrapporten hjälper dig exempelvis att upptäcka om kostnaderna stiger snabbare än försäljningen. Balansrapporten visar en annan del av ekonomin, som pengar på banken och obetalda fakturor. Eget kapital är skillnaden mellan företagets tillgångar och skulder.
När året är slut används bokföringen också för att göra bokslut, alltså sammanställa och avsluta årets bokföring. Vilket årsavslut du behöver beror på bland annat företagsformen.
Behöver du ett bokföringsprogram när företaget är litet?
Du behöver bokföra även om du driver en liten verksamhet. Skyldigheten gäller oavsett om du har två kunder eller tvåhundra, och oavsett om du driver enskild firma eller aktiebolag.
Det finns däremot inget generellt krav på att köpa ett bokföringsprogram. Du får bokföra för hand enligt reglerna, till exempel i en kolumndagbok.
Ett vanligt Excelark fungerar inte som ersättning. Bokföringsnämnden anger att du inte får bokföra i ett program där registreringarna kan ändras i efterhand på det sätt som är möjligt i Excel.
Det praktiska skälet att välja ett bokföringsprogram är att du får hjälp att hålla ihop arbetet. Även om antalet köp och fakturor är litet behöver du fortfarande registrera dem, spara underlagen och kunna ta fram rätt uppgifter.
Vad behöver du som småföretagare hjälp med?
När du driver företaget själv är bokföringen ofta en av många uppgifter. Du kanske kan din bransch väl men behöver fundera varje gång du ska välja bokföringskonto eller hantera moms.
Då räcker det inte att ett program har många funktioner. Du behöver ett arbetssätt som du förstår och kan använda regelbundet.
För dig kan det handla om att slippa skriva av betalningar från banken. För någon annan är det möjligheten att ställa en bokföringsfråga som gör skillnaden. Och när du behöver veta om du har råd med ett nytt inköp ska det vara lätt att hitta företagets resultat och ekonomiska läge.
Det är sådana behov ett bokföringsprogram för småföretagare behöver möta: mindre administration, hjälp med vanliga moment och en begriplig bild av ekonomin.
Därför är SpeedLedger ett bra bokföringsprogram för småföretagare
SpeedLedgers bokföringsprogram passar dig som vill kunna sköta den löpande bokföringen själv, med stöd både från programmet och från personer som kan bokföring.
Arbetssättet utgår från ditt bankkonto. Betalningarna hämtas till programmet, du får hjälp att bokföra dem och rapporterna byggs upp medan du arbetar. När du blir osäker finns rådgivning att fråga.
För ett mindre företag innebär det att du kan ha ett eget, återkommande sätt att sköta ekonomin utan att behöva bygga upp allt från början.
Du börjar med betalningar du känner igen
Har du betalat telefonräkningen, köpt material eller fått betalt av en kund? När bankkopplingen är aktiverad hämtas händelserna löpande till SpeedLedger.
Du kan sedan gå igenom dem och ange vad de gäller. Beloppet och betalningsuppgifterna finns redan med från banken, vilket minskar arbetet med att skriva in dem själv.
Bankkopplingen ingår i bokföringstjänsten utan extra kostnad. Hur den aktiveras beror på vilken bank du använder.
För dig som bokför själv blir listan med bankhändelser en konkret utgångspunkt. Du kan arbeta igenom betalningarna och koppla dem till rätt underlag.
Autokontering hjälper dig med själva bokföringen
SpeedLedgers autokontering kopplar ihop bankhändelserna med bokföringen. Du väljer hur en händelse ska bokföras, eller kontrollerar ett förslag, och godkänner när uppgifterna stämmer. Programmet hanterar debet och kredit i bakgrunden.
Vid återkommande händelser kan programmet föreslå samma bokföringskonto som du använde tidigare. Det är användbart när exempelvis samma abonnemang eller hyra kommer tillbaka varje månad.
Du behöver fortfarande veta vad betalningen gäller. Men du får hjälp med registreringen och kan använda ett arbetssätt som blir bekant efter hand.
Om du tänker på inköpet av kontorsmaterial för 1 250 kr från exemplet ovan finns betalningen med från banken. Du kontrollerar kvittot, och konto och moms och godkänner bokföringen. Därefter kan du också koppla kvittot till transaktionen och kostnaden och momsen kommer med i rapporterna.
Du kan fråga om bokföringen när du fastnar
En vanlig osäkerhet är inte var du ska klicka, utan hur ett inköp faktiskt ska hanteras. Vilket bokföringskonto passar? Hur bokför du något du har betalat med privata pengar?
Hos SpeedLedger ingår hjälp med enklare frågor i den löpande bokföringen, tillsammans med programsupport. Du kan kontakta oss via chatt, mejl och telefon.
Det betyder att du kan få en förklaring när du behöver den och sedan göra bokföringen själv. Du behöver inte försöka tolka ett allmänt exempel och hoppas att det passar din situation.
Mer avancerad bokföringshjälp är en separat tjänst som kostar extra.
När du saknar en ekonomiavdelning ger rådgivningen dig någon att diskutera bokföringen med. Du kan lära dig de vanliga momenten och fråga om det som är nytt.
Kvitton och bokföring kan hållas ihop
Ett kvitto i jackfickan och en betalning på kontoutdraget behöver kunna kopplas till varandra. Annars blir det svårt att komma ihåg vad köpet gällde när du ska bokföra.
I SpeedLedger kan du fotografera kvitton med mobilen, ladda upp digitala fakturor och koppla underlagen till bokförda händelser. Underlagshanteringen ingår i programmet.
Har du betalat ett företagsinköp privat finns också funktionen Egna utlägg. På så sätt kan du registrera inköpet även när betalningen inte syns på företagets bankkonto.
Du får siffror att använda under året
Bokföringen blir mer användbar när du kan följa ekonomin medan året pågår. Du kanske funderar på att köpa utrustning, höja dina priser eller minska en återkommande kostnad.
I SpeedLedger uppdateras resultatrapporten när du bokför. Du kan välja en period och se vilka intäkter och kostnader som har registrerats.
Programmet tar också fram balansrapport och momsrapport. Momsrapporten ger dig uppgifter till momsdeklarationen, medan balansrapporten hjälper dig att se företagets tillgångar och skulder.
Rapporterna ger dig ett bättre underlag för frågor som: Har den ökade försäljningen också gett högre vinst? Hur mycket har materialinköpen kostat hittills i år?
Siffrorna bygger på den bokföring som är gjord. Genom att arbeta löpande blir rapporterna användbara även mellan deklarationerna.
Passar SpeedLedger för både enskild firma och aktiebolag?
Ja, SpeedLedger har bokföringslösningar för båda företagsformerna. Det du behöver vid starten och årets slut ser däremot lite olika ut.
Driver du enskild firma behöver du bland annat hålla isär privata uttag och företagets kostnader. Tar du ut pengar till dig själv är det ett eget uttag, inte lön. Ett inköp som du betalar privat behöver också komma med i bokföringen på rätt sätt.
I ett aktiebolag är bolagets pengar skilda från din privata ekonomi. Betalar du ett inköp åt bolaget med egna pengar kan bolaget till exempel få en skuld till dig. Du behöver också planera för bokslut och årsredovisning.
SpeedLedger har stöd för kontantmetoden och faktureringsmetoden. Det är två sätt att hantera den löpande bokföringen. Med kontantmetoden bokför du normalt när betalningen sker, med särskild hantering av obetalda fakturor vid bokslutet. Med faktureringsmetoden bokför du fakturorna först och betalningarna separat.
Välj ett paket som stöder den metod du använder. Starthjälpen kan guida dig om du är osäker på inställningarna.
Bokföring och fakturering i samma program
Om du säljer tjänster eller varor mot faktura behöver du både kunna skicka fakturorna och bokföra försäljningen.
SpeedLedgers fakturering kan kombineras med bokföringsprogrammet. Då kan du skapa kundfakturorna och hantera bokföringen i samma system. Kundernas inbetalningar kan matchas mot fakturorna, och du får överblick över vilka som fortfarande är obetalda.
Det är användbart om du själv ansvarar för både faktureringen och att följa upp betalningarna. Du kan välja bokföring separat eller ett paket med både bokföring och fakturering.
Vad kostar SpeedLedgers bokföringsprogram?
Ordinariepriset är från 239 kr per månad för bokföring och från 338 kr per månad för bokföring och fakturering. Priserna gäller vid årsbetalning och är exklusive moms. Bankkoppling, programsupport och enklare bokföringsrådgivning ingår.
Som ny användare kan du prova SpeedLedgers bokföringsprogram gratis i 14 dagar utan att ange betalkort. Du får möjlighet att testa funktionerna och ställa frågor till rådgivningen. Provperioden avslutas automatiskt om du inte väljer att fortsätta.
Ett klick räcker
I SpeedLedger hämtas betalningarna från banken och du godkänner färdiga bokföringsförslag med ett klick. Rådgivningen ingår när du blir osäker.
Inget betalkort behövs. Ingen bindningstid.
Vanliga frågor om bokföringsprogram för småföretagare
Källor
Element i artikeln har skapats med hjälp av AI.
