Enligt svensk lag behöver du spara din bokföring. Här går vi igenom varför och hur länge.
Spara kvitton digitalt - uppdaterad lag 2024
Det har tidigare vart sagt att underlaget till din bokföring behöver sparas i 7 år i den form du fick den. Det innebar att du kunde ha en mix av digitala kvitton och fakturor men också att du kunde ha fakturor och kvitton i pappersform. Det kan du fortfarande ha, men nu finns alltså möjligheten att överföra din räkenskapsinformation till digital form. I övrigt gäller som innan att om det ska bokföras ska det också ha ett underlag. Din räkenskapsinformation ska sparas i sju år, men efter det sjunde årets utgång får det dock förstöras. Din bokföring måste sparas för att man skall kunna följa din räkenskapsinformation och bokföring om några konstigheter skulle upptäckas.
Från och med den 1 juli 2024 behöver du dock inte spara kvittot eller fakturan i originalform (oftast pappersform) längre, utan då räcker det med att du sparar en digital kopia på underlaget i minst sju år. Detta eftersom bokföringslagen ändrats. att du behöver spara en digital kopia i sju år innebär att du kan scanna in eller fota av underlaget, som sedan ska sparas i sju år. Just det här med sju år räknas från och med utgången av det år du du fick underlaget.
Den nya kvittolagen gör det enklare för dig
För dig som är ansvarig för bokföringen i ditt företag innebär detta såklart en lättnad. Nu när lagen gått igenom innebär det nämligen att du slipper spara på kvitton som bara ligger i en låda och tappar färg, och all räkenskapsinformation kan sparas digitalt. Det ger dig en möjlighet att bli mer digital i ditt företagande och slippa papper. I vår artikel digitalisering och redovisning går vi igenom hur du kan bli mer digital i bokföringsarbetet och underlätta för dig själv samtidigt som du sparar på miljön – kolla gärna in den!
Vi har även en tjänst som heter dinbox som ingår i bokföringsprogrammet där du kan koppla samman dina verifikationer med underlag.
Hur länge måste man spara bokföring?
Alla företag och organisationer som har bokföringsskyldighet behöver arkivera sin bokföring i minst sju år från utgången av det räkenskapsår som bokföringen gäller, enligt bokföringslagen. I praktiken innebar det att du kunde göra dig av med 2016 års bokföring år 2024. Detta är bestämt i bokföringslagen. .
För att du skall arkivera bokföringen på rätt sätt behövde du tidigare spara både underlaget och själva kvittot eller fakturan som hör till i dess originalform i sju år. Nu räcker det med att all räkenskapsinformation sparas digitalt, men det ska sparas i 7 år. Det gäller även bankkontoutdrag, och eventuella andra ekonomiska transaktioner så som in- och utbetalningar som behövs för att kunna redovisa vad företaget har gjort. Tillsammans blir detta en verifikation. Du kan välja att spara det antingen digitalt (elektroniskt) eller i pappersform. Detta var tidigare tvunget att sparas i ett brandsäkert skåp, men nu går det alltså att spara det (fortfarande i minst sju år) i elektronisk form.
Spara bokföring - vad säger reglerna?
Som vi nämnde här ovanför finns det just nu vissa regler som som gäller kring hur räkenskapsinformation ska sparas och hur du kan och måste spara underlag i elektronisk form.
Scanna in papper
Du får till exempel scanna in ett dokument och spara det elektroniskt, men originalunderlaget i papper får du slänga först efter tre år. Det här kan vara bra att göra med kvitton som annars skulle blekna.
Fakturor skapade elektroniskt
Om du skapar dina fakturor i ett bokföringsprogram och skickar fakturan elektroniskt till din kund, till exempel via e-post, behöver du inte skriva ut fakturan på papper. Om du gör det gäller samma regler som för pappersunderlag som görs elektroniska, det vill säga du får förstöra den elektroniska fakturan först efter tre år.
Ansvar för arkivering
Beroende på vilken bolagsform du driver är företagets ansvar för arkivering olika.
Enskilda firmor
I en enskild firma, eller så kallade enskilda näringsidkare, är det alltid du som är ägare av den enskilda firman som är ansvarig för arkiveringen av företagets bokföring. Det här betyder att du är personligt ansvarig för arkiveringen i en enskild firma och bär på så sätt yttersta ansvaret för den. Om du avvecklar din enskilda firma är du därför ansvarig för räkenskaperna i minst 7 år framöver.
Aktiebolag
I ett aktiebolag är det inte nödvändigtvis du som är ägare av aktiebolaget som är ansvarig, såvida det inte är du som sköter bokföringen. Den som bär det yttersta ansvaret är den eller de fysiska personerna som är ansvariga för bokföringen. Om du har en anställd som sköter bokföringen är det alltså den anställda som är ansvarig för arkiveringen. Däremot, om det kommit fram brister i hanteringen kan det bli aktuellt att ställa styrelsen eller VD:n till svars.
För mer information kring just förändringarna i bokföringslagen rekommenderar vi att du kikar in bokföringsnämndens hemsida.
