Vad är faktureringsmetoden?
Faktureringsmetoden innebär att varje affärshändelse (kundfaktura eller leverantörsfaktura) bokförs vid två olika tillfällen:
När fakturan skapas eller tas emot: Du bokför fakturan direkt mot en kundfordran eller leverantörsskuld samt bokför moms och intäkt/kostnad.
När betalningen sker: Du bokför själva in- eller utbetalningen på bankkontot när pengarna flyttas.
Hur vet du om du ska använda faktureringsmetoden?
När du driver företag måste du välja vilken bokföringsmetod du ska använda för din löpande redovisning. De två huvudsakliga metoderna i Sverige är faktureringsmetoden (huvudregeln) och kontantmetoden. I den här artikeln förklarar vi hur faktureringsmetoden fungerar, vilka regler som gäller och hur du bokför fakturor i två steg.
Hur vet du om du ska använda faktureringsmetoden?
Kontantmetoden får endast mindre företag använda, men det enklaste sättet att ta reda på vilken bokföringsmetod du har är att titta på ditt registreringsbevis från Skatteverket. Där står det vilken bokföringsmetod du skall använda.
Som förening har du inte alltid ett registreringsbevis från Skatteverket. Då går du istället efter styrelsens beslut och hur bokföringen har skötts innan.
Faktureringsmetoden innebär att varje affärshändelse (kundfaktura eller leverantörsfaktura) bokförs vid två olika tillfällen:
- När fakturan skapas eller tas emot: Du bokför fakturan direkt mot en kundfordran eller leverantörsskuld samt bokför moms och intäkt/kostnad.
- När betalningen sker: Du bokför själva in- eller utbetalningen på bankkontot när pengarna flyttas.
Vem måste använda faktureringsmetoden?
Faktureringsmetoden är huvudregeln i Bokföringslagen. Aktiebolag samt alla företag som omsätter mer än 3 miljoner kronor per år måste använda faktureringsmetoden. Mindre enskilda firmor och aktiebolag med lägre omsättning får välja kontantmetoden, men kan även frivilligt använda faktureringsmetoden.
Varför kallas det faktureringsmetoden?
Huvudprincipen är att fakturor bokförs direkt när en faktura eller liknande handling skapas eller tas emot av dig som företagare.
Vitsen med det är att kostnader och intäkter bokförs på det datum då kostnaden, respektive intäkten infaller, det vill säga fakturadatumet. Det anses ge en mer direkt uppdaterad bild av företagets verksamhet, än om fakturor bokförs på betaldatum.
Metoden att bokföra fakturor direkt innebär i praktiken att varje faktura bokförs vid två tillfällen – en gång när den utfärdas/mottas, och en gång när den betalas.
För kundfakturor gäller då:
- När fakturan utfärdas bokas intäkt mot fordran
- När fakturan betalas bokas fordran mot bankkonto (eller liknande)
För leverantörsfakturor gäller:
- När fakturan mottages bokas kostnad mot skuld
- När fakturan betalas bokas skuld mot bankkonto (eller liknande)
Metoden att bokföra fakturor direkt betyder också normalt att man redovisar moms enligt detta mönster dvs. med faktureringsmetod för moms.
Hur fungerar fakturametoden?
Faktureringsmetoden är det traditionella sättet att bokföra.
När du får en faktura som du ska betala bokför du att du har fått den och därmed har en skuld till en leverantör. Skulden kallas för leverantörsskuld. Det kallas skuld eftersom du ska betala men ännu inte har gjort det. När du sedan betalar fakturan, vilken ju kan ske långt senare, bokför du att din skuld försvinner och är utbetald.
Det motsatta sker när du skickar en faktura som en av dina kunder ska betala. När du ställer ut en faktura till en kund bokför du att du förväntar dig att du ska få betalt, du har alltså en fordran. Den här fordringen kallas för kundfordring. När kunden sedan betalar bokför du att du blir av med fordran och har fått betalt.
I din bokföring kan du alltså både se obetalda fakturor som du ska betala, fakturor som du har betalat, obetalda kundfakturor som dina kunder ska betala in till dig och inbetalningar som du har fått från dina kunder.
Du måste använda faktureringsmetoden om...
…du har en nettoomsättning över 3 miljoner kronor.
Annat namn för faktureringsmetoden: Fakturametod.
Vad skall du tänka på när du formulerar din affärsidé?
Ladda ner vår guide och testa den för dig själv!
Förslag på arbetssätt - fakturametoden
Med metoden ”bokföra fakturor direkt” (faktureringsmetoden) bokförs fakturorna två gånger: en gång direkt när de utfärdas/mottages och en gång när de betalas. Fakturorna vandrar från bevakningsflikarna 2, 3 och 4 och vidare till flik 1. Sedan bokförs de via autokonteringen eller manuell kontering: ena kopian i utfärdande- /mottagandedatumordning, den andra i betaldatumordning.
Kundfakturor
När du skickar en kundfaktura:
- Se till du har två kopior kvar själv. Fakturadatum ska finnas angivet på fakturorna.
- Sätt in den ena bakom flik 1. Den bokförs i manuell kontering i fakturadatumordning.
- Skriv det verifikationsnummer på fakturan som programmet ger dig.
- Sätt in den andra kopian sist bakom flik 2.
När du får betalt från en kund:
- Ta fram fakturan från flik 2.
- Skriv eller stämpla betaldatum längst ner på fakturan.
- Sätt in den bakom flik 1 i datumordning (betaldatum).
- Fakturan kan nu bokföras – i autokonteringen om den betalades till bankkontot, annars i manuell kontering.
- Skriv det verifikationsnummer på fakturan som programmet ger dig.
Leverantörsfakturor
När du tar emot en leverantörsfaktura:
- Kopiera så att du har två exemplar av fakturan.
- Skriv eller stämpla ankomstdatum högst upp på fakturorna.
- Sätt in båda exemplaren sist bakom flik 4.
När du lägger in en leverantörsfaktura för betalning:
- Ta fram fakturorna från flik 4.
- Skriv eller stämpla betaldatum längst ner.
- Sätt in den ena bakom flik 1 i datumordning (ankomstdatum). Den kan nu bokföras i autokonteringen.
- Skriv det verifikationsnummer på fakturan som programmet ger dig.
- Sätt in den andra kopian bakom flik 3 i datumordning (betaldatum).
När en leverantörsfaktura blir betald:
- Ta fram fakturan från flik 3.
- Sätt in den bakom flik 1 i datumordning (betaldatum).
- Fakturan kan nu bokföras helautomatiskt i autokonteringen via länken Godkänna automatiska verifikationer.
- Skriv det verifikationsnummer på fakturan som programmet ger dig.
- Om fakturan inte betalades från bankkontot bokförs den i manuell kontering istället för via autokonteringen.
Övriga verifikationer:
- Sätt in dem i datumordning bakom flik 1.
- Dessa kan nu bokföras – i autokonteringen om det gäller genomförda in- eller utbetalningar på bankkontot, annars i manuell kontering.
- Skriv det verifikationsnummer på varje verifikation som programmet ger dig.
Hur skiljer sig faktureringsmetoden från kontantmetoden?
| Egenskap | Faktureringsmetoden | Kontantmetoden |
|---|---|---|
Bokföringstillfälle | Via fakturadatum OCH betaldatum | Endast vid betaldatum |
Momsredovisning | Redovisas för den period fakturan daterats | Redovisas för den period fakturan betalats |
Krav | Obligatoriskt över 3 Mkr & i Aktiebolag | Tillåtet under 3 Mkr omsättning |
Fördelar med faktureringsmetoden
- Bättre ekonomisk översikt: Du ser alltid exakt hur mycket pengar kunder är skyldiga dig (kundfordringar) och vad du är skyldig dina leverantörer (leverantörsskulder).
- Rättvisande resultat: Intäkter och kostnader hamnar i rätt period oavsett när betalningen sker.
Med SpeedLedger e-bokföring behöver faktureringsmetoden inte vara krånglig. När du skapar fakturor i systemet eller när inbetalningar sker via din bank sköter e-bokföringen matchningen och konteringen automatiskt. Testa SpeedLedger gratis i 14 dagar!
