Vad är en kostnad?
En kostnad fungerar på ungefär samma sätt som en intäkt, men skillnaden är att kostnaden betyder pengar ut, eller att du har köpt någonting. Om du köper en tjänst eller vara sker kostnaden när du avtalar om att du skall köpa tjänsten eller varan. Med andra ord är en kostnad en periodiserad utgift om du har faktureringsmetoden. Har du kontantmetoden sker kostnaden direkt när du betalar köpet.
Hur bokförs en kostnad?
En kostnad bokförs på ett kostnadskonto. Kostnadskonton har ett ganska stort spann i baskontoplanen och finns främst i kontoklasserna 4, 5, 6, och 7. Beroende på vilken typ av kostnad det är bokförs de inom en viss kontoklass. Generellt kan man säga att kontoklass 4 innebär kostnader som är direkt hänförbara till din försäljning (till exempel inköp av varor, material och tjänster), kontoklass 5-6 är övriga externa kostnader (kostnader som inte härrör direkt till produktionen, men som är nödvändiga för att du skall ha ett fungerande företag) och kontoklass 7 innebär skatt- och personalkostnader.
Har du faktureringsmetoden bokför du alltid en leverantörsfaktura på det datum du får får fakturan som en leverantörsskuld mot ett kostnadskonto. Har du kontantmetoden bokförs kostnaden mot ett tillgångskonto (oftast bankkontot) när du betalar fakturan.
Vad är en utgift?
En utgift är själva betalningen för den kostnad du tidigare haft. Likt en inkomst har oftast en utgift en kostnad kopplad till samma affärshändelse. En utgift är alltså utbetalningen för den kostnad du har.
Hur bokförs en utgift?
En utgift bokförs när utbetalningen sker. Med faktureringsmetoden bokförs utgiften genom kredit på bankkontot och debet på kontot för leverantörsskulder för att nollställa den skuld som räknades upp när du bokförde kostnaden.
Med kontantmetoden bokförs utgiften och kostnaden samtidigt, alltså när utbetalningen sker.
Låt ditt bokföringsprogram tänka åt dig
Skillnad mellan kostnad och utgift
Skillnaden mellan kostnader och utgifter fungerar egentligen på samma sätt som intäkter och inkomster. Det är när du handlar själva varan eller tjänsten som kostnaden för den uppstår. När du sedan betalar för den kostnaden du har sker utgiften för kostnaden. Kort sagt – kostnaden härrörs till vad du köpt, medan utgiften handlar om själva betalningen för det du köpt.
Upplupen kostnad och förutbetald kostnad
I företag eller föreningar kan det också vara så att det dyker upp kostnader som du av någon anledning betalar innan de har fakturerats eller som du betalat utan att du har fått en faktura. De kostnaderna blir då förutbetald kostnad och upplupen kostnad.
En förutbetald kostnad är ungefär vad det låter som – du har blivit fakturerad för och betalat för en vara eller en tjänst som du ännu inte har fått och då inte kan utnyttja. En förutbetald kostnad kan också kallas för interimsfordran.
En upplupen kostnad fungerar på det omvända sättet jämfört med en förutbetald kostnad. När du hanterar en upplupen kostnad har du fått varorna eller tjänsten du beställt – men ännu inte fått någon faktura på dem.
Både förutbetalda kostnader och upplupna kostnader ska tas upp i samband med bokslutet. Du kan hitta information och exempel på hur du bokför förutbetald kostnad och hur du bokför upplupen kostnad i vårt hjälpcenter.
Bokföra utgift och kostnad – exempel
Du köper kontorsmaterial för 1000 kr och betalar med faktura.
Med kontantmetoden blir det endast en utbetalning (när du betalar fakturan). Verifikationen ser då ut såhär:
Har du fakturametoden bokförs den istället i två steg. Först bokförs kostnaden mot leverantörsskulder, för att markera att en utbetalning kommer ske:
När betalningen (utgiften) sedan går ut från ditt bankkonto bokförs den mot levereantörsskulden för att nollställa den:
