Spara bokforing SpeedLedger

Spara bokföring – hur länge behöver jag spara & arkivera?

Enligt svensk lag behöver du spara din bokföring. Här går vi igenom varför och hur länge.

Spara kvitton digitalt - uppdaterad lag 2024

Det har tidigare vart sagt att du behöver spara underlaget till din bokföring i den form du fick den. Det innebar att du kunde ha en mix av digitala kvitton och fakturor men också att du kunde ha fakturor och kvitton i pappersform. Men det blir det med största sannolikhet ändring på från och med den 1 juli 2024. Då beräknas nämligen en ny lag träda i kraft. Den gör det möjligt för dig att spara kvitton och fakturor i elektronisk form – oavsett hur du har fått fakturan eller kvittot. Det innebär att du helt enkelt kan fota av kvittot och sedan spara fotot på kvittot istället. Det nya lagförslaget säger att det skall “avskaffa kravet på bevarande av räkenskapsinformation i original”, så från 1 juli 2024 är det alltså fritt fram att spara kvittot digitalt – även om du fått ett papperskvitto!

Den nya kvittolagen gör det enklare för dig

För dig som är ansvarig för bokföringen i ditt företag innebär detta såklart en lättnad. Om lagen går igenom innebär det nämligen att du slipper spara på kvitton som bara ligger i en låda och tappar färg. Det ger dig också en möjlighet att bli mer digital i ditt företagande och slippa papper. I vår artikel digitalisering och redovisning går vi igenom hur du kan bli mer digital i bokföringsarbetet och underlätta för dig själv samtidigt som du sparar på miljön – kolla gärna in den!

Hur länge behöver man spara bokföring?

Alla företag och organisationer som har bokföringsskyldighet behöver spara sin bokföring i minst 7 från utgången av det räkenskapsår som bokföringen gäller. I praktiken innebar det att du kunde göra dig av med 2016 års bokföring år 2024. Detta är bestämt i bokföringslagen.

För att du skall arkivera bokföringen på rätt sätt behöver du just nu spara både underlaget och själva kvittot eller fakturan som hör till. Det gäller även bankkontoutdrag, och eventuella andra ekonomiska transaktioner som behövs för att kunna redovisa vad företaget har gjort. Tillsammans blir detta en verifikation. Du kan välja att spara det antingen digitalt (elektroniskt) eller i pappersform. Detta skall sparas i ett brandsäkert skåp.

Spara bokföring - vad säger reglerna?

Som vi nämnde här ovanför finns det just nu vissa regler som som gäller kring hur du kan och ska spara underlag elektroniskt. 


Scanna in papper

Du får till exempel scanna in ett dokument och spara det elektroniskt, men originalunderlaget i papper får du slänga först efter tre år. Det här kan vara bra att göra med kvitton som annars skulle blekna.

Fakturor skapade elektroniskt
Om du skapar dina fakturor i ett bokföringsprogram och skickar fakturan elektroniskt till din kund, till exempel via e-post, behöver du inte skriva ut fakturan på papper. Om du gör det gäller samma regler som för pappersunderlag som görs elektroniska, det vill säga du får förstöra den elektroniska fakturan först efter tre år.

Ansvar för arkivering

Beroende på vilken bolagsform du driver är ansvaret för arkivering olika.


Enskilda firmor

I enskilda firmor, eller så kallade enskilda näringsidkare, är det alltid du som är ägare av den enskilda firman som är ansvarig för arkiveringen av företagets bokföring. Det här betyder att du är personligt ansvarig för arkiveringen i en enskild firma. Om du avvecklar din enskilda firma är du därför ansvarig för räkenskaperna i minst 7 år framöver.

Aktiebolag
I ett aktiebolag är det inte nödvändigtvis du som är ägare av aktiebolaget som är ansvarig, såvida det inte är du som sköter bokföringen. Den som bär det yttersta ansvaret är den eller de fysiska personerna som är ansvariga för bokföringen. Om du har en anställd som sköter bokföringen är det alltså den anställda som är ansvarig för arkiveringen. Däremot, om det kommit fram brister i hanteringen kan det bli aktuellt att ställa styrelsen eller VD:n till svars.

Trevlig bokföring!

Dela

Senaste om Bokföringstips, Top 10

Testa vårt bokföringsprogram!
Har du frågor? Vi ringer dig upp

Prenumerera på Driva småföretag

Smarta tips och idéer varje månad till dig som driver eget