Du driver ett café. Eller ett konsultbolag. Eller kanske ett byggföretag med några anställda. Pengarna rör sig, men vet du vilken del av verksamheten som faktiskt drar in pengarna – och vilken som tär på dem?
Det är precis den frågan ett kostnadsställe hjälper dig svara på.
Vad är ett kostnadsställe?
Ett kostnadsställe är en del av din verksamhet som du vill följa upp ekonomiskt på egen hand. Det kan vara en avdelning, ett projekt, en produkt, en butikslokal eller vad som helst som är naturligt att hålla isär i bokföringen.
Varje gång du bokför en inkomst eller en utgift kan du märka den med ett kostnadsställe. Sedan kan du ta ut rapporter per kostnadsställe och se hur just den delen av verksamheten går – utan att det drunknar i siffrorna för hela bolaget.
Känner du igen känslan av att titta i resultatrapporten och inte riktigt förstå var pengarna tar vägen? Kostnadsställen löser precis det.
Kostnadsställe, kostnadsbärare och kostnadsslag - vad är skillnaden?
De tre orden dyker ofta upp tillsammans och är lätta att blanda ihop.
Kostnadsställe är var i verksamheten kostnaden uppstår. Exempel: avdelningen "Norrbuttiken" eller projektet "Webbsajt 2025".
Kostnadsbärare är vad kostnaden tillhör - ofta en produkt eller tjänst. Exempel: "Cappuccino" eller "Löpande bokföring".
Kostnadsslag är typen av kostnad. Exempel: löner, hyra, material.
För ett litet företag räcker det ofta att arbeta med kostnadsställen. Kostnadsbärare kan också användas för att fördela kostnader mer exakt på produkter eller tjänster, och blir mer relevant om du vill räkna ut exakt vad en enskild produkt kostar att tillverka eller leverera.Tre konkreta exempel på kostnadsställen
Frisersalongen med två stolar Sara driver salong och hyr ut den ena stolen till en annan frisör. Hon sätter upp två kostnadsställen, där olika avdelningar kan följas var för sig: ”Sara” och ”Uthyrning”. Nu ser hon direkt vad varje del genererar – och om uthyrningen faktiskt är värd besväret.
Konsulten med blandade uppdrag Jonas jobbar dels med IT-support till fast pris, dels med strategiuppdrag på löpande räkning. Med ett kostnadsställe per affärsområde ser han exempelvis vilket som är mest lönsamt per nedlagd timme.
Hantverkaren med flera parallella projekt Kent har tre byggprojekt igång samtidigt. Varje projekt är ett kostnadsställe. När han köper material behöver han ange rätt kostnadsställe på inköpet. I slutet kan hon jämföra faktiska kostnader mot offert – och lära sig inför nästa kund.
Vilka företag har nytta av kostnadsställen?
Nästan alla – men behovet varierar.
Du har störst nytta av kostnadsställen om du:
- Driver verksamhet i flera delar med olika lönsamhet och vill ha en mer uppdelad redovisning per verksamhetsdel
- Jobbar med projekt där du vill följa upp utfall mot budget
- Har anställda och vill se vad varje person eller team genererar, även i företag med olika avdelningar eller team
- Hyr ut en lokal eller maskin vid sidan av din huvudverksamhet
- Även föreningar brukar redovisa med kostnadsställen, för att se vart pengarna går
Om du däremot driver ett solokonsultbolag med en enda typ av uppdrag, åt en enda typ av kund – då är kostnadsställen sällan nödvändiga. Det lägger till ett extra steg i bokföringen utan att ge dig ny information.
Kan du använda kostnadsställen i enskild firma?
Ja. Det finns inget juridiskt eller bokföringstekniskt som hindrar det. Enskild firma, aktiebolag, handelsbolag – strukturen på bolaget spelar ingen roll.
Det som avgör om det är värt det är om du faktiskt vill följa upp olika delar av verksamheten var för sig. Har du en enskild firma där du gör exakt samma typ av arbete hela dagen, är svaret antagligen nej. Har du tre olika typer av uppdrag med olika kostnadsstruktur, kan det ge dig riktigt bra information.
Hur sätter du upp kostnadsställen i din bokföring?
Olika bokföringsprogram har olika funktioner, men grundprincipen är densamma. I vissa system behöver funktionen först aktiveras innan du börjar:
Bestäm hur du vill dela upp verksamheten. Börja enkelt – två eller tre kostnadsställen räcker för de flesta. Du kan alltid lägga till fler senare, eller skapa ett nytt kostnadsställe om strukturen förändras.
Namnge dem tydligt. ”Butik Stockholm” är bättre än ”KS1”. Du vill kunna läsa rapporten om sex månader utan att behöva gissa vad förkortningen stod för, och du kan också ändra namn eller upplägg om uppföljningen inte fungerar som tänkt.
Märk löpande. Ange rätt kostnadsställe på respektive faktura, kvitto eller lönekostnad när du bokför. Det tar några sekunder extra, men rapporten du får ut är värd det.
Följ upp regelbundet. En rapport per kostnadsställe månadsvis – eller åtminstone kvartalsvis – gör att du faktiskt utnyttjar informationen, och rapporter kan tas fram genom att filtrera på kostnadsställe.
Läs gärna vår guide om kontering och kontera om du vill förstå hur bokföringen hänger ihop med uppföljningen.
Kostnadsställen och din resultaträkning
Vanliga frågor om kostnadsställen
Ett kostnadsställe är en namngiven del av din verksamhet som du märker kostnader och intäkter med i bokföringen. Det kan vara en avdelning, ett projekt, en butik eller ett affärsområde. Syftet är att kunna följa upp ekonomin per del, inte bara för hela företaget.
Kostnadsställe svarar på var i verksamheten kostnaden uppstår (till exempel "Avdelning Syd"). Kostnadsbärare svarar på vad kostnaden tillhör, ofta en produkt eller tjänst (till exempel "Produkt cappuccino"). För de flesta småföretag räcker det att jobba med kostnadsställen.
Tips: kolla upp vad bokföringssupporten kostar och jämför med fullvärdiga betalprogram, där supporten ofta ingår.
Nej. Det är inget krav - varken i bokföringslagen eller skattereglerna. Det är ett frivilligt analysverktyg. Använd det om det ger dig information du faktiskt har nytta av, inte för att du tror att du borde.
Ja. Det fungerar lika bra i enskild firma som i aktiebolag. Det är din verksamhets struktur - inte bolagsformen - som avgör om det är nyttigt.
Börja med så få som möjligt - gärna 2-4 stycken. Fler kostnadsställen kräver mer disciplin i den löpande bokföringen. Om du märker att du sällan tittar på en viss del separat, ta bort kostnadsStället. Det ska spara dig tid, inte skapa mer administration.
Varje bokföringspost märks med ett kostnadsställe när du registrerar den - faktura, kvitto, lön. Sedan kan du ta ut en resultatrapport filtrerad på just det kostnadsStället och se intäkter, kostnader och resultat för den delen av verksamheten.
