Planerar ditt företag en konferens, studieresa eller planeringsdag? Att bokföra konferenskostnader kräver att du har koll på Skatteverkets regler för avdragsrätt gällande mat, logi, resor och aktiviteter. I den här guiden går vi igenom vad som krävs för att en konferens ska vara avdragsgill och hur du konterar utgifterna från en personalkonferens på rätt sätt.
När är en konferens avdragsgill?
För att en konferens eller studieresa ska räknas som en avdragsgill kostnad för företaget måste vissa krav vara uppfyllda enligt Skatteverket:
Nytta för verksamheten: Innehållet ska vara direkt kopplat till företagets verksamhet (t.ex. utbildning, strategiarbete eller personalplanering).
Arbetstid: Konferensen måste innehålla minst 6 timmars effektivt arbete per dag (eller minst 30 timmar under en hel arbetsvecka).
Dokumentation: Det ska finnas ett skriftligt program eller agenda som visar syfte, tider och innehåll.
Rimlig inslag av nöje: Om inslaget av nöje, rekreation eller privat lyx är för stort kan hela eller delar av resan förmånsbeskattas för deltagarna.
Så kom igång ihåg att förena nytta med nöje. Ni kan exempelvis ha ett tema på konferensen där ni lyfter vissa frågor, problemställningar eller strategier som ska gynna företaget och få gång på försäljningen.
Exempel på att bokföra konferenskostnader
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
1930 | Företagskonto | 50 000 | |
2641 | Ingående moms (25%) | 10 000 | |
7610 | Utbildning | 40 000 |
5940 – Utställningar och mässor.
6905 – Utbildning (enskild firma)
7610 – Utbildning (aktiebolag) – Används för kursavgifter, lokaler och arrangemang
6991 Övriga kostnader
2641 – Ingående moms
Utbildningsresa som egenföretagare
Exempel: Bokföra en konferensfaktura
Företaget får en faktura på en konferensanläggning för 10 000 kr exkl. moms (2 500 kr moms 25 %). Fakturan täcker lokahyra och utbildningsmaterial.
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
7610 | Utbildning och konferens | 10 000 | |
2641 | Ingående moms (25%) | 2500 | |
2440 | Leverantörsskulder | 12500 |
Regler för mat och måltider under konferensen
Måltider (frukost, lunch, middag) som ingår i konferenspaketet är avdragsgilla för företaget så länge det ingår i det ordinarie konferensprogrammet. Tänk dock på följande:
Kostförmån: Om företaget står för maten vid en tjänsteresa uppstår normalt en skattepliktig kostförmån för den anställde, förutom vid intern representation eller obligatorisk konferens där måltiderna ingår i arrangemanget.
Moms på måltider: Momssatsen för mat är 12 %, medan lokal och utbildning har 25 % moms. Se till att leverantören specificerar momssatserna på fakturan.
Med SpeedLedger e-bokföring konterar du enkelt konferensfakturor. Tack vare automatisk koppling till din bank läses fakturan in snabbt och du får förslag på rätt konto. Testa SpeedLedger gratis i 14 dagar!