Bokföra konferenskostnader – Regler, avdrag och bokföringsexempel

  • september 10, 2026
Artikeln förklarar hur du bokför en konferens- eller studieresa och vilka krav som måste vara uppfyllda för att den ska räknas som konferens skattemässigt. Det ska finnas ett tydligt program som stärker verksamheten, med minst 6 timmars schemalagt innehåll per dag (eller 30 timmar per vecka), och nöje/rekreation får inte ta över. Den tar också upp att även egenföretagare kan göra en utbildningsresa på liknande sätt, så länge kraven på program och tidsomfattning uppfylls.
Bokfor konferens SpeedLedger

Innehåll & genvägar

Planerar ditt företag en konferens, studieresa eller planeringsdag? Att bokföra konferenskostnader kräver att du har koll på Skatteverkets regler för avdragsrätt gällande mat, logi, resor och aktiviteter. I den här guiden går vi igenom vad som krävs för att en konferens ska vara avdragsgill och hur du konterar utgifterna från en personalkonferens på rätt sätt.

När är en konferens avdragsgill?

För att en konferens eller studieresa ska räknas som en avdragsgill kostnad för företaget måste vissa krav vara uppfyllda enligt Skatteverket:

Nytta för verksamheten: Innehållet ska vara direkt kopplat till företagets verksamhet (t.ex. utbildning, strategiarbete eller personalplanering).
Arbetstid: Konferensen måste innehålla minst 6 timmars effektivt arbete per dag (eller minst 30 timmar under en hel arbetsvecka).
Dokumentation: Det ska finnas ett skriftligt program eller agenda som visar syfte, tider och innehåll.
Rimlig inslag av nöje: Om inslaget av nöje, rekreation eller privat lyx är för stort kan hela eller delar av resan förmånsbeskattas för deltagarna.

Så kom igång ihåg att förena nytta med nöje. Ni kan exempelvis ha ett tema på konferensen där ni lyfter vissa frågor, problemställningar eller strategier som ska gynna företaget och få gång på försäljningen.

Exempel på att bokföra konferenskostnader

Du har anordnat en konferens och slutfakturan landar på 50 000 kr inklusive moms. Momsen är 25% och blir då 10 000 kr. Du bokför enligt kontantmetoden. Om du bokför enligt faktureringsmetoden byter du ut konto 1930 Företagskonto i exemplet till konto 2440 Leverantörsskulder.
Vilket kostnadskonto du använder beror på syftet med konferensen. I exemplet antar vi att ni har varit på en kongress och kostnaden avser då utbildning.
KontoKontonamnDebetKredit

1930

Företagskonto

50 000

2641

Ingående moms (25%)

10 000

7610

Utbildning

40 000

När du har en konferens med dina anställda är det inte bara själva utbildningen som kommer dyka upp som kostnad. Till exempel kan det tillkomma kostnader för resor, kost och logi med mera. I så fall behöver du välja det konto som passar för den specifika händelsen.

De konton som passar till det är:
5800 – Resekostnader
5810 – För flyg, tåg eller buss
5830 – Kost och logi (Hotellnätter och mat i samband med tjänsteresa
5940 – Utställningar och mässor.
6905 – Utbildning (enskild firma)
7610 – Utbildning (aktiebolag) – Används för kursavgifter, lokaler och arrangemang
6991 Övriga kostnader
2641 – Ingående moms

Utbildningsresa som egenföretagare

Även om du är själv i företaget har du möjlighet att åka iväg på konferens eller studieresa. En studieresa kan vara ett alternativ för den som är själv, men ändå vill utveckla sin kompetens – vilket konferenser faktiskt är till för.

En studieresa fungerar på samma sätt som en konferens gör för de lite större företagen, det vill säga att du måste ha minst 6 timmars schemalagd utbildning per dag, eller 30 timmar per vecka för att det skall vara avdragsgillt.

Exempel: Bokföra en konferensfaktura

Företaget får en faktura på en konferensanläggning för 10 000 kr exkl. moms (2 500 kr moms 25 %). Fakturan täcker lokahyra och utbildningsmaterial.

KontoKontonamnDebetKredit

7610

Utbildning och konferens

10 000

2641

Ingående moms (25%)

2500

2440

Leverantörsskulder

12500

Regler för mat och måltider under konferensen

Måltider (frukost, lunch, middag) som ingår i konferenspaketet är avdragsgilla för företaget så länge det ingår i det ordinarie konferensprogrammet. Tänk dock på följande:

Kostförmån: Om företaget står för maten vid en tjänsteresa uppstår normalt en skattepliktig kostförmån för den anställde, förutom vid intern representation eller obligatorisk konferens där måltiderna ingår i arrangemanget.
Moms på måltider: Momssatsen för mat är 12 %, medan lokal och utbildning har 25 % moms. Se till att leverantören specificerar momssatserna på fakturan.
Med SpeedLedger e-bokföring konterar du enkelt konferensfakturor. Tack vare automatisk koppling till din bank läses fakturan in snabbt och du får förslag på rätt konto. Testa SpeedLedger gratis i 14 dagar!

Senast uppdaterad:

Slipp bokföringskaoset - börja idag!

✔️ Gratis bankkoppling
✔️ Fri bokföringsrådgivning & support
✔️ Ingen bindningstid

Nyfiken på vårt fakturerings- och bokföringsprogram? Vi ringer dig!
Relaterade artiklar

Prenumerera på Driva småföretag

Smarta tips och idéer varje månad till dig som driver eget