Pengar är alltid pengar, oavsett i vilken form – det är helt sant. Däremot har sättet vi hanterar pengar på förändrats över tid. Alla tar inte emot kontanter och när man köper någonting idag så är det kanske vanligare att man gör det med kort eller med swish istället för just i sedlar och mynt. Det är såklart lika mycket pengar oavsett men har du koll på vilka regler som gäller för de olika betalsätten och hur de skiljer sig åt i bokföringen? Hur bokför du iZettle, Paypal och Swish, vi går här igenom hur du bokför din digitala försäljning.
Under år 2007 infördes lagen om kassaregister och dess huvudsakliga syfte är att skydda dig som företagare mot oseriösa aktörer på marknaden. Lagen innebär att att om du säljer kontant för mer än 4 prisbasbelopp behöver du vara ansluten till ett kassaregister som du i sin tur också registrerar hos skatteverket.
Ett kassaregister är per automatik inte samma sak som ett kassasystem, men många kassasystem har kassaregistret inbyggt. Är du osäker på om ditt kassasystem har den funktionen så dubbelkolla med tillverkaren, de har koll på det.
Om du inte har något kassasystem hur gör du då? Det finns såklart inga lagar som inte har har undantag. Om du inte har något kassasystem så kan du istället utfärda kontantfakturor, då ses din försäljning som fakturerad försäljning och du behöver då inte ha något kassaregister. En kontantfaktura påminner på många sätt om en faktura förutom att det framgår att betalningen är kontant.
Vad innehåller en kontantfaktura?
På en kontantfaktura måste följande information vara med:
- När fakturan utfärdats
- När försäljningen har inträffat
- Vad som sålts och hur mycket och till vilket belopp
- Vem köparen är
- Vem som sålt
- Ett fakturanummer
- Ett verifikationsnummer (Det får du från bokföringen sedan)
Det finns alltså två sätt för dig att hantera din kontanta försäljning, antingen har du ett kassaregister eller så utfärdar du en kontantfaktura. Viktigt att ha i åtanke är att till kontantförsäljning räknas inte bara fysiska kontanter utan även swish, kortbetalningar eller presentkort.
Bokför kontant & digital försäljning varje dag
Oavsett hur du väljer att lösa det så ska försäljningen redovisas i bokföringen varje dag (som senast dagen efter). I många andra fall skiljer sig bokföringen åt om du bokför enligt kontantmetoden eller faktureringsmetoden men just när det gäller dagskassor så är det samma förfarande för alla. I SpeedLedger rekommenderar vi att du använder vår tilläggstjänst e-dagsavslut som underlättar för dig. Men det går också att bokföra dagskassan manuellt.
I slutet av varje dag sammanfattar du din försäljning enligt hur du fått betalt och vad du sålt. Har du ett kassasystem så kan du få ut en rapport därifrån, har du inte det så gör du en egen sammanställning.
Bokföringen kan se lite olika ut beroende på vad du har för betalsätt, viktigt att tänka på är att kortförsäljningen ska bokföras på den dag som den ägt rum även om pengarna inte kommer in på kontot förens ett par dagar efteråt. På försäljningsdagen uppstår en fordran vilket betyder att kortbolaget är skyldig dig pengar tills dess att de kommer in på ditt konto.
Nedan finns lite exempel på hur bokföringen av dagskassa kan se ut. I detta exempel har vi sålt för 3000kr (1000kr kontant och 2000kr via kort).
Bokför försäljning med iZettle
Izettle är en form av kortbetalning, där en avgift för tjänsten dras av i samband med att pengarna betalas ut till dig. Om du tar betalt med Izettle så ser bokföringen för försäljningen ut såhär:
När du sedan får pengarna insatta på ditt konto så ser bokföringen ut såhär:
Bokför försäljning via Swish
Tar du betalt med Swish? Då finns det lite olika sätt att hantera det i bokföringen beroende på dina förutsättningar. Om du har ett kassasystem där du slår in swish som betalsätt, bokför då swish på samma sätt som kortbetalning som 158X Fordran swish när du bokför ditt dagsavslut så att dagsavslutet i bokföringen innehåller samma information som det du får från kassan, samma konto väljer du sedan även på inbetalningen.
Om istället utfärdar kontantfakturor så bokför du bara själva inbetalningen från kunden och då som Försäljning mot det 30-konto som du brukar använda.
Om du tar emot många inbetalningar via Swish varje dag så blir det väldigt många händelser att bokföra. För att spara tid och administrativt arbete kan det då vara enklare att ordna ett separat bankkonto för Swish och göra en stående överföring därifrån varje dag. Då får du istället en händelse på hela beloppet istället för ett stort antal småposter att hantera i bokföringen.
Bokför försäljning via Paypal
Ett annat betalsätt som är vanligt är Paypal, det fungerar ungefär på samma sätt som ett bankkonto där du begär en utbetalning från ditt konto där när du vill ha pengarna in på företagskontot. Eftersom att pengarna som kunden betalar dig med inte kommer in på ditt företagskonto direkt så redovisas de på ett eget tillgångskonto i bokföringen. När du får betalt in på paypalkontot ser bokföringen ut såhär:
När pengarna betalas ut till dig ser det ut såhär:
Om det tas ut någon avgift i samband med transaktionerna på paypalkontot så bokförs de på konto 6063 Avgift PayPal.
