Faktura & fakturamall – vad skall en faktura innehålla?

Vad är en faktura?

En faktura är ett dokument i antingen pappers- eller elektronisk form som som uppfyller vissa villkor som du antingen tar emot eller skickar till dina kunder. En kreditnota kan också vara en faktura. En faktura räknas som ett juridiskt dokument (om ni inte har avtalat  någonting annat) som visar när fakturan skall vara betald. Oavsett hur stort belopp du skall fakturera (det finns vissa undantag) behöver du skapa en faktura när du är näringsidkare.

Som näringsidkare måste du med vissa undantag utfärda en faktura, till exempel när du säljer varor eller tjänster till en näringsidkare eller någon annan juridisk person. Det spelar ingen roll hur stort beloppet är.

Du kan låta någon annan utfärda den i ditt namn men du är alltid själv ansvarig för faktureringen.  

 

Skapa en faktura

Många tror att en faktura behöver skapas i ett faktureringsprogram, men så är inte fallet. Så länge du får med dig de delar som vi nämner nedan så kan du skapa din faktura på valfritt sätt.

Däremot finns det såklart fördelar med att skapa fakturorna i ett faktureringsprogram.Då kommer dina fakturor alltid se likadana ut, och det är ofta lätt att ladda upp en logotyp så att dina kunder kan känna igen att fakturan kommer från dig. Det blir också lättare att använda kund – och artikelregister eftersom många program har detta inbyggt. Fakturorna sparas även på samma ställe, och du sparar tid genom att skapa fakturamallar.

faktura_fakturamall

Fakturamall – vad skall en faktura innehålla?

En fakturamall är ett färdigt fakturautseende, som innehåller den information som krävs för att en faktura skall vara godkänd.

Här kan du läsa på Skatteverkets sida vad som skall framgå av en faktura för att den skall uppfylla kraven.

För att en faktura ska få kallas för faktura måste dokumentet uppfylla vissa krav. Det ska gå att läsa ut ur dokumentet:

  • Vilket datum fakturan är gjord.
  • Till vem fakturan är utställd, alltså vem som är kunden
  • Vilken sorts affärshändelse det handlar om, det vill säga vad är det du har sålt egentligen?
  • Och såklart vilket belopp fakturan är på, vad ska din kund betala

På fakturan ska även ditt VAT-nummer finnas. VAT-nummer är ett annat namn för ditt momsregistreringsnummer.  I Sverige är VAT-numret jättefiffigt upplagt. Det består alltid av bokstäverna SE följt av ditt organisationsnummer (utan bindesstreck) och avslutas med siffrorna 01. Så SE+orgnummer utan streck+01=ditt momsregistreringsnummer. 

Det finns två olika lagar som anger vad en faktura måste innehålla: Bokföringslagen och mervärdesskattelagen.

Enligt bokföringslagen ska en faktura (verifikation) bland annat innehålla uppgift om:

  • datum, när den sammanställts
  • kund, till vem fakturan är ställd
  • affärshändelsen, när den inträffat
  • specifikation, vad fakturan avser
  • belopp

 

Fakturera Online

I Speedledgers faktureringsprogram har du allt du behöver för den moderna företagaren. Färdiga fakturamallar så du snabbt kan vara igång och självklart kostnadsfri rådgivning om du har några funderingar.

Prova gratis i 45 dagar

Mervärdesskattelagen (moms)

Krav på hur en faktura ska se ut finns även i annan lagstiftning än bokföringslagen. Enligt mervärdesskattelagen ska en faktura dessutom innehålla uppgift om:

  • ett unikt löpnummer för varje faktura – Den följden får inte brytas utan ansökan, och får inte heller vara ett datum,
  • säljarens momsregistreringsnummer
  • säljarens och köparens namn och adress
  • varornas mängd och art eller tjänsternas omfattning och art
  • beskattningsunderlaget (priset före moms) för varje momssats
  • den eller de momssatser som gäller
  • den moms som ska betalas

Kontantfaktura – kvitto

En kontantfaktura är i princip samma sak som ett kvitto. Säljer du varor eller tjänster kontant är du som företagare skyldig att ta fram och erbjuda kunden ett kassakvitto – alltså en kontantfaktura.  Kunden behöver inte ta emot kvittot, men du är skyldig att ha kvittot som underlag, eller verifikation, till din bokföring.

Har du ett kassasystem är det här ett ickeproblem, då får du ut kvittot därifrån. Men händer det bara lite då och då att en kund vill betala kontant, även fast du normalt skickar fakturor, är en kontantfaktura ett bra alternativ. Många kunder vi pratar med på SpeedLedgers bokföringsrådgivning skapar kontantfakturor istället för att ha kvittoblock för Swsihinbetalningar till exempel, men det är såklart helt beroende på bransch och behov. 

Kontantförsäljning lyder under kassaregisterlagen.

 

Fördelar med ett faktureringsprogram

Fördelarna med att använda ett faktureringsprogram som även har en färdig fakturamall är:

  • Dina fakturor alltid likadana ut vilket gör det lätt för dina kunder att känna igen din faktura
  • Numreringen av fakturorna sköts automatiskt
  • Dina företagsuppgifter finns alltid med på fakturorna
  • Logotyp, om möjlighet finns att importera
  • Kundregister
  • Artikelregister
  • Tidsbesparande

Känner du dig osäker på vilken information som ska vara med på din faktura är det alltid bra att använda sig av ett faktureringsprogram. Det ger dig färdiga fakturamallar och normalt behöver du bara fylla i kunduppgifter, vad kunden ska betala för och priset. Resten sköter fakturamallen och faktureringsprogrammet åt dig.