november 10, 2023

Inventering & lager – best practise

Att ha rätt hantering av inventering och lager är viktigt för ditt företagets framgång och lönsamhet. En noggrann inventering och en välorganiserad lagerhantering minimerar risken för över- eller underlagring. I denna artikel kommer vi gå igenom lite olika sätt att hålla lager samt vad du skall tänka på när du inventerar och hur lagret, en minskning av lagret och en ökning av lagret skall bokföras.

Vad är lager?

Om du till exempel har en butik, näthandel eller producerar varor av något slag är det vanligt att du har ett lager. Ett lager är den plats där du förvarar de varor som väntar på att säljas. Beroende på hur stort ditt företag kan lagret också vara en kritisk punkt i hur snabbt eller mycket du kan producera eller sälja en vara. Är varan eller delen slut i lager – ja, då får du vänta på nästa leverans.

Olika typer av lager

Som vi vart inne på lite grann har olika typer av verksamheter olika typer av lager. En butik har ett varulager av redan färdiga varor som väntar på att säljas. Alltså färdiga varor som är redo att ställas ut i butiken när de tar slut. Ett tillverkande företag har istället ett lager med råmaterial. Det kan exempelvis vara skruvar, en viss del som behövs för produktionen eller liknande. På samma sätt kan man även räkna till exempel restaurangers kylar och frysar som lager.

Lagerkostnad

När du har en vara på lagret som ännu inte är såld är det en kostnad du betalt för i företaget utan att du fått in några pengar för den ännu. Alltså kan man räkna hela lagret som en kostnad fram tills dess att varan blivit såld. Samtidigt är ditt lager en tillgång i företaget som också skall värderas. Att det räknas som en tillgång i företaget beror på att det är “pengar” som ligger och väntar på att omsättas – du kan alltså omvandla ditt lager till likvida medel.

Olika typer av lagerstrategier

Eftersom ett lager är en kostnad fram till dess att det har omsatts kan det vara bra att ha en strategi kring hur du skall hantera ditt lager. Tänk dock på att alla typer av lagerstrategi eller lagerhantering inte passar för alla bolag. Vissa av strategierna nedan kanske lämpar sig bättre för större företag, medan andra passar en mindre verksamhet.

Just in time

Just in time innebär att företaget har ett så minimalt lager som möjligt för att inte behöva ligga ute med så mycket pengar. Detta minskar lagerkostnader, men kräver ofta precisa leveranser. Skulle en vara ta slut i lagret kan exempelvis produktionen behöva stanna tills dess att en ny leverans inkommit.

FIFO/LIFO: First In, First Out och Last in, First Out

Som namnet antyder baserar den här typen av lagerhållning på när varan kom in. First in first out kan exempelvis vara relevant hos en matvarubutik där varorna har ett bäst-före-datum. Då behöver den “äldsta” varan (first in) komma ut i butiken så fort som möjligt (first out). Last in first out passar bättre i ett scenario där prisförändringar inte är så stora på varorna eller säsongsbetonade.

ABC-analys av lager

Genom att klassificera ditt lager enligt olika klasser kan du också optimera lagerhanteringen. A-klassen kan till exempel vara dyra varor som inte används eller säljs så ofta, medan C-klassen är den bulk av material som är billigt att använda och som behövs i stora volymer. På så sätt har du ett klassificeringssystem som hjälper dig att hålla reda på vilka varor du behöver beställa och när.

Dropshipping - handel utan lager

I motsats till de andra typerna av lager som vi nämner här ovan är dropshipping-strategin att inte alls ha ett lager. Detta är en typ av verksamhet/strategi som blivit populär det senaste och innebär att företagaren skickar varorna direkt från producenten till slutkunden – man agerar agent på marknaden mot slutkund.

Detta är några typer av lager du kan ha. Tänk på att vissa (till exempel Last in First out) kanske inte alltid är det bästa sättet att hantera ditt lager på eftersom det kan sluta med att vissa varor blir föråldrade med tiden, eller helt enkelt inte är tillåtna. Särskilt i din redovisning. Det finns också flera typer utöver dessa som du kan hantera ditt lager enligt.

Inventering betyder?

Inventering betyder att räkna och lista upp alla saker eller tillgångar någon eller något äger. Det görs för att se till att den skriftliga informationen om ägodelarna är korrekt och uppdaterad. Inom affärer kan det innebära att räkna lager och utrustning för att säkerställa att allt stämmer överens med bokföringen.

Vad är inventering?

Om du har ett lager behöver du också inventera ditt lager. Detta kan göras när som helst och hur ofta som helst. Till exempel en gång i veckan, en gång i månaden eller en gång i kvartalet. Vad du dock måste göra är att inventera ditt lager inför bokslutet. Som vi nämnde tidigare är ditt lager en tillgång i företaget och skall därför tas upp i ditt bokslut.

Att inventera innebär att du går igenom vad och hur mycket av en viss vara som finns i ditt lager vid en given tidpunkt (oftast dag) på året. Att detta görs inför ett nytt år är för att du behöver beräkna hur mycket ditt lager ökat eller minskat under året för att på så sätt värdera lagret inför det nya året. När du värderat hur mycket ditt ditt lager uppgår till på ett visst datum (oftast sista dagen på räkenskapsåret eller första dagen på det nya räkenskapsåret) kan du räkna ut om du har en lagerminskning eller lagerökning under året. Den skall i sin tur bokföras i samband med bokslutet.

Det kan också vara bra att veta om ditt lager är värt mindre än 5000 kr behöver inte detta bokföras.

Inventering mall

En inventeringsmall kan vara användbar för att systematiskt organisera och dokumentera inventeringsinformation. Här är en förenklad inventeringsmall som du kan använda som utgångspunkt. Du kan anpassa den efter dina specifika behov:

Inventeringsmall

Datum för inventering: [Ange datum]

Butik/Lager: [Ange namn eller plats]

Produktnamn	Artikelnummer	Antal i lager	Enhet	Värde per enhet	Totalt värde
[Produkt 1]	[Nummer]	[Antal]	[Stycken]	[Pris]	[Totalt värde]
[Produkt 2]	[Nummer]	[Antal]	[Stycken]	[Pris]	[Totalt värde]
…	…	…	…	…	…

En sådan här mall ger en grundläggande struktur för att dokumentera de viktigaste detaljerna under en inventering. Du kan justera kolumnerna och lägga till eller ta bort information beroende på dina specifika behov och vilken typ av inventering du genomför.

Så bokför du värdering av lager, minskning av varulager och ökning av varulager

Om det är ditt första räkenskapsår behöver du börja med att värdera ditt lager:

Om det här är ditt första räkenskapsår finns givetvis ingen förändring att bokföra. Du bokför då upp hela summan som ditt varulager är värt. Eftersom lagret har ökat har också kostnaden för lagret ökat – samtidigt som dina tillgångar i företaget har ökat: Du har räknat ihop ditt varulager, som består av råvaror, och kommit fram till att det är värt 10 000 kr. Bokföringen ser då ut så här:

Bokföringskonto	Debet	Kredit
1410 Lager av råvaror	10 000 kr
4910 Förändring av lager av råvaror		10 000 kr
Summa	10 000 kr	10 000 kr

Bokföringen läggs på det sista datumet i ditt räkenskapsår, det vill säga 31 december om du har kalenderår. Nu har du också en utgångspunkt i vad ditt varulager är värt.

Då var vi framme vid själva bokföringen av minskning av varulager och ökning av varulager! Vi tar ett exempel:

Förra året bokförde du upp ett lager av råvaror på konto 1410 Lager av råvaror till en summa av 10 000 kr. I år har du ett lager på 15 000 kr. Ditt lager har då ökat med mellanskillnaden 5 000 kr. Bokföringen ser då ut så här:

Bokföringskonto	Debet	Kredit
1410 Lager av råvaror	5 000 kr
4910 Förändring av lager av råvaror		5 000 kr
Summa	5 000 kr	5 000 kr

Om ditt varulager å andra sidan har minskat innebär det att dina tillgångar i ditt lager har minskat samtidigt som kostnaden för lagret under året har minskat: