Fakturering

 

Skicka fakturor

När du ska skapa och skicka fakturor till dina kunder finns det några saker du bör tänka på. Du kan skicka en faktura i flera olika format, som pappersfaktura, e-faktura (via internetbanken) eller via e-post. I dessa avsnitt går vi igenom de olika alternativen och hjälper dig att välja rätt sätt att sköta din fakturering.

Vad är en faktura?

En faktura är ett dokument eller meddelande i pappersform eller elektronisk form som berättar att du ska betala för något. Du som företagare ska skicka fakturor när du säljer varor eller tjänster till någon, oavsett om det är en juridisk person (ett företag) eller en privatperson. En faktura är helt enkelt ett sätt att ta betalt. 

Vad ska en faktura innehålla?

För att en faktura ska få kallas för faktura måste dokumentet uppfylla vissa krav. Det ska gå att läsa ut ur dokumentet:

  • Vilket datum fakturan är gjord.
  • Till vem fakturan är utställd, alltså vem som är kunden
  • Vilken sorts affärshändelse det handlar om, det vill säga vad är det du har sålt egentligen?
  • Och såklart vilket belopp fakturan är på, vad ska din kund betala

På fakturan ska även ditt VAT-nummer finnas. VAT-nummer är ett annat namn för ditt momsregistreringsnummer.  I Sverige är VAT-numret jättefiffigt upplagt. Det består alltid av bokstäverna SE följt av ditt organisationsnummer (utan bindesstreck) och avslutas med siffrorna 01. Så SE+orgnummer utan streck+01=ditt momsregistreringsnummer. 

Utöver det finns några fler kriterier: Läs mer om vad en faktura ska innehålla. 

Vad är en kontantfaktura? 

En kontantfaktura är i princip samma sak som ett kvitto. Säljer du varor eller tjänster kontant är du som företagare skyldig att ta fram och erbjuda kunden ett kassakvitto – alltså en kontantfaktura.  Kunden behöver inte ta emot kvittot, men du är skyldig att ha kvittot som underlag, eller verifikation, till din bokföring.

Har du ett kassasystem är det här ett ickeproblem, då får du ut kvittot därifrån. Men händer det bara lite då och då att en kund vill betala kontant, även fast du normalt skickar fakturor, är en kontantfaktura ett bra alternativ. Många kunder vi pratar med på SpeedLedgers bokföringsrådgivning skapar kontantfakturor istället för att ha kvittoblock för Swsihinbetalningar till exempel, men det är såklart helt beroende på branch och behov.