Moms och bokföring för en samfällighetsförening
Att sköta ekonomi och bokföring i en samfällighetsförening skiljer sig egentligen inte så mycket från hur det fungerar i andra föreningar, men det finns en del saker som är bra att tänka på kring bokföringen i just en samfällighet. Samfällighetsföreningar har även nyligen blivit skyldiga att redovisa moms i en större utsträckning. Vi kommer gå igenom några saker som kan vara bra att tänka på kring bokföring och vid val av bokföringsprogram. Vi reder även ut bestämmelserna kring momsredovisningen.
När ska en samfällighetsförening göra bokföring?
En samfällighetsförening är redovisningsskyldig i tre fall:
- Om tillgångarna i föreningen är större än 1,5 miljoner
- Om föreningen bedriver näringsverksamhet
- Om det står i föreningens stadgar att föreningen ska upprätta redovisning enligt bokföringslagen.
Oavsett om föreningen är redovisningsskyldig eller inte är det alltid bäst att bokföra föreningens inkomster och utgifter för att få en bra överblick av föreningens ekonomi.
Behöver en samfällighetsförening ett bokföringsprogram?
En viktig del av den löpande bokföringen i föreningen är att ha en strukturerad hantering av alla inkomster och utgifter. Först och främst bör föreningen ha ett bankkonto där alla in och utbetalningar sköts. Ju färre bankkonton ni har att hålla reda på desto enklare blir det att ha koll på samfällighetens ekonomi.
Vi rekommenderar alla samfällighetsföreningar att använda ett godkänt bokföringsprogram att bokföra i. Det händer ibland att föreningar väljer att bokföra i en hemmabyggd lösning eller excelark. Då är det viktigt att tänka på att skatteverket inte godtar det som godkänd redovisning. Det kan dessutom lätt bli rörigt om samfälligheten skulle behöva byta kassör.
Enlig FAR (Föreningen auktoriserade revisorer) skall bokföringen i en organisation skötas enligt vad som kallas för “god redovisningssed”. Det innebär bland annat att det skall vara lätt att följa bokföringen i kronologisk ordning. Genom att välja ett program som hämtar händelserna i den ordning de skett på banken underlättar du för dig själv och minimerar dessutom risken för att det skulle råka bli fel i din bokföring. Att hämta händelser från banken har alltid varit vår ursprungsidé och därför har vi byggt ett program som utgår från vad som skett på banken i första hand.
Bokföring för samfällighetföreningar!
Vårt föreningspaket passar utmärkt för dig som söker ett bokföringsprogram för er samfällighetsförening.
Behöver en samfällighetsförening redovisa moms?
Numera ska samfällighetsföreningar som förvaltar gemensamhetsanläggningar mot ersättning i form av till exempel medlemsavgifter momsregistreras och redovisa moms på varor och tjänster även till sina medlemmar. Tidigare har samfällighetsföreningar bara tagit ut moms på momspliktiga varor och tjänster som säljs till personer och företag som inte är medlemmar. Det innebär alltså att föreningen är momsskyldig även om ändamålet med verksamheten bara är att förse medlemmarnas och delägarfastigheternas behov.
Det nya ställningstagandet från skatteverket innebär att föreningen ska ta ut moms på medlemsavgifter, driftskostnader, räntor, amorteringar mm. Undantag gäller om föreningen omsätter under 80.000kr om året. Då kan momsregistrering undvikas under vissa villkor. Läs mer om moms i en samfällighetsförening på skatteverkets hemsida.
Varför är det bättre med ett molnbaserat bokföringsprogram?
I en samfällighetsförening händer det ibland att man behöver byta kassör av olika anledningar. Använder föreningen då ett lokalt installerat program som är fast på en dator eller har all bokföring i pärmar kan bytet bli väldigt krångligt. Använder föreningen istället ett molnbaserat program blir bytet av kassör mycket enklare. När programmet är webbaserat behöver ni bara ha tillgång till internet för att komma åt bokföringen. Bokföringen sparas i molnet vilket innebär att om kassörens dator kraschar så ligger er bokföring fortfarande trygg och sparad i molnet. Med ett molnbaserat program kan du ofta lägga till och administrera användare (hos oss kan du ha hur många användare du vill utan extra kostnad, till exempel) för att till exempel styrelsen skall kunna se olika rapporter med mera. Genom att lägga upp dem som separata användare slipper du skriva ut och skicka rapporter fram och tillbaka.
Budgetera mera!
En annan viktig del i bokföringen är att hålla koll på föreningens likviditet. Det vill säga att föreningen har tillräckligt med pengar att betala fakturor och avgifter. Idag skapar de flesta moderna bokföringsprogram upp automatiska rapporter under tiden du bokför. Att hela tiden ha en uppdaterad resultatrapport, balansrapport och huvudbok underlättar den ekonomiska överblicken och sparar tid för kassören.
Det är även en fördel att göra en budget för räkenskapsåret. Budgeten talar om för styrelsen och medlemmarna hur föreningens pengar ska användas. Budgeten kan i sin tur användas som ett centralt verktyg i beslut om medlemsavgifter och fördelning av de ekonomiska resurserna. Idag finns många smarta budgetverktyg och om det redan finns det ett sådant i ditt bokföringsprogram använd det för att budgetera!
Fakturering av medlemsavgifter
En stor del av administrationen är hanteringen av medlemsavgifter. Det är en fördel att göra faktureringen och bokföringen i samma program eftersom uppföljningen blir betydligt enklare. När fakturan matchas mot inbetalningen direkt i bokföringsprogrammet ser den som bokför enklare vilka fakturor som är betalda, obetalda, eller förfallit. Det kan också vara bra att se till att välja ett program som ger dig möjlighet att skicka ut gruppfakturor. Det underlättar för dig när du har ett stående belopp som skall faktureras till samtliga. Med Speedledger e-bokföring går detta utmärkt. Läs gärna mer om hur det fungerar i programmet här. Ett medlems/kundregister och artikelregister underlättar även hanteringen av faktureringen och sparar tid.
Läs mer om SpeedLedgers automatiska momsrapport
Slutligen, Att använda ett molnbaserat bokföringsprogram underlättar hanteringen av bokföringen och faktureringen, även att budgetera är ett bra verktyg för styrelsen i en samfällighetsförening. Det nya ställningstagandet kring moms innebär att det är extra viktigt att sköta bokföringen korrekt i föreningen och inte minst redovisningen av moms, att använda ett bra bokföringsprogram minskar risken för fel.
