Bokföra konferensen - med exempel
Är det kanske dags att ta med personalen på en konferens? Då finns det en del ramar att hålla sig inom för att det ska räknas som en konferens och det är också viktigt att kunna bokföra konferenskostnader rätt.
Kunskapsportalen > Bokföringstips > Bokföra konferensen
För att du ska få räkna en resa som en konferens och för att kostnaderna ska vara skattemässigt avdragsgilla krävs följande:
- Det ska finnas ett program som är till för att stärka din verksamhet. Programmet ska omfatta minst sex timmar per dag och 30 timmar per vecka.
- Inslag av nöjen och rekreation får inte vara för stort.
Så kom igång ihåg att förena nytta med nöje. Ni kan exempelvis ha ett tema på konferensen där ni lyfter vissa frågor, problemställningar eller strategier som ska gynna företaget och få gång på försäljningen.
Exempel på att bokföra konferenskostnader
Du har anordnat en konferens och slutfakturan landar på 50 000 kr inklusive moms. Momsen är 25% och blir då 10 000 kr. Du bokför enligt kontantmetoden. Om du bokför enligt faktureringsmetoden byter du ut konto 1930 Företagskonto i exemplet till konto 2440 Leverantörsskulder.
Vilket kostnadskonto du använder beror på syftet med konferensen. I exemplet antar vi att ni har varit på en kongress och kostnaden avser då utbildning.
| Debet | Kredit | |
| 1930 Företagskonto | 50 000 kr | |
| 2641 Ingående moms | 10 000 kr | |
| 7610 Utbildning | 40 000 kr | |
| Summa | 50 000 kr | 50 000 kr |
När du har en konferens med dina anställda är det inte bara själva utbildningen som kommer dyka upp som kostnad. Till exempel kan det tillkomma kostnader för resor, kost och logi med mera. I så fall behöver du välja det konto som passar för den specifika händelsen.
De konton som passar till det är:
5800 Resekostnader
5940 Utställningar och mässor.
6905 Utbildning (enskild firma)
7610 Utbildning (aktiebolag)
6991 Övriga kostnader
Utbildningsresa som egenföretagare
Även om du är själv i företaget har du möjlighet att åka iväg på konferens eller studieresa. En studieresa kan vara ett alternativ för den som är själv, men ändå vill utveckla sin kompetens – vilket konferenser faktiskt är till för.
En studieresa fungerar på samma sätt som en konferens gör för de lite större företagen, det vill säga att du måste ha minst 6 timmars schemalagd utbildning per dag, eller 30 timmar per vecka för att det skall vara avdragsgillt.