Frågor & svar om SpeedLedger´s bokföringsprogram
Här nedan besvarar vi några av de frågor och funderingar som du har gällande ditt bokföringsprogram. Läs gärna igenom dessa innan du börjar sköta din bokföring vi kanske kan de ge dig lite tips på vägen.
Bokföring Fakturering Kundreskontra Allmänt
Konteringar Skapa ny Fakturor Allmänt
Rapporter Befintliga Kundrapporter
Snabbsök (klicka på den rubrik du vill veta mer om)
Allmänt
Vad är det för skillnad på faktureringsmetoden och kontantmetoden?
Faktureringsmetoden innebär i praktiken att varje faktura bokförs vid två tillfällen – en gång när den utfärdas/mottages och en gång när den betalas. Kontantmetoden innebär att varje
faktura bara bokförs en gång löpande – när den betalas.
Går det att förstora texten på menyerna i e-bokföringen när jag arbetar?
Ja, håll nere Ctrl (cmd om du kör Mac) och tryck sedan på + eller - på tangentbordet för att öka och minska storleken på texten.
Om jag vill söka i en rapport på till exempel belopp eller leverantörsnamn eller annan fritext, hur går jag då till väga?
Finns funktionen inte inbyggd i rapporten kan du välja att trycka Ctrl (cmd om du kör Mac) och F för att få fram den sökfunktion som finns i webbläsaren.
Bokföring
Konteringar
Autokontering
Hur lägger jag in mina leverantörsskulder när jag bokför med faktureringsmetoden?
Du behöver först lägga in fakturan för betalning i internetbanken. Den dyker då upp i autokonteringen under ”Betalningsuppdrag under bevakning” och där bokar du upp leverantörsskulden. När pengarna senare dras från ditt konto känner e-bokföringen av detta och du får ett meddelande inne i autokonteringen att du skall godkänna att leverantörsskulden
bokats bort.
Kan jag själv bestämma vilka konton som ska vara aktiva i droplistan i autokonteringen när jag ska bokföra?
Ja, gå in under kontoplan och ta fram ett konto. Du finner på varje rad 2 kryssrutor med texten inbet respektive utbet. Vill du att kontot ska föreslås vid en inbetalning bockar du i inbet och motsvarande gäller utbet.
Vad är skillnaden mellan Uppdelad kontering och Avancerad kontering?
Båda modulerna uppfyller samma funktion och du kan helt enkelt välja att använda det ena eller det andra. Du väljer Avancerad kontering eller uppdelad kontering beroende på det underlag som du har framför dig. I uppdelad kontering ser du inte alls debet och kredit medan avancerad kontering visar fälten men risken för att lägga beloppen på fel sida om debet/kredit är minimala då debet/kredit är delvis låsta.
Om en inbetalning avser fler än en faktura, hur gör jag då i autokonteringen, kan jag bara använda ett motkonto?
Är det flera händelser som ska konteras i en och samma in/utbetalning väljer du ”Avancerad kontering” under ”Välj konto” på konteringsraden. På första tomma raden under konto gör du ett # alternativt rullar längst ner i listan till #### # Kundfakturor om det avser en kundinbetalning. Välj första fakturan inbetalningen gäller, när den ligger i konteringen trycker du på enter och gör om proceduren tills alla fakturor är valda. Bokför du med kontantmetoden är det extra viktigt att trycka enter efter varje faktura för att autofördela momsen. Gäller uppdelningen en utbetalning lägger du helt enkelt de olika kontona på uppdelade rader med det korrekta beloppet på varje rad. Även här är det väldigt
viktigt att trycka enter så att momsen fördelas.
Hur prickar jag av en faktura som betald i autokonteringen?
På själva inbetalningsraden klickar du ”välj konto” och längst ner i droplistan finns alternativet ”Välj faktura motsvarande inbetalningen”, du får då upp en ruta med stängda fakturor som matchar inbetalningen. Välj den faktura som inbetalningen avser och klicka ok för att få ditt verifikationsnummer. Glöm inte att spara längst ner på sidan.
Jag har många fakturor och lägger ner mycket tid på att pricka av alla, finns det något effektivare sätt att göra detta på?
Det finns en tilläggstjänst som heter Autoavprickning. Med tjänsten Autoavprickning matchas dina kundinbetalningar direkt mot de fakturor som du skickat till dina kunder. Med hjälp av ett OCR-nummer via Bankgiro slipper du det tidsödande arbetet med att söka rätt faktura till rätt inbetalning, matchningen sker istället helt automatiskt.
Kontering
När jag ska kontera i manuell kontering saknar jag ett konto, kan jag lägga upp ett nytt konto direkt i konteringsmodulen?
Genom att knappa in ett kontonummer som inte finns får du upp en fråga i programmet ”Konton finns ej, vill du skapa det?” Välj benämning på kontot och klicka OK. Kontot kommer att läggas upp med 25% moms. Du kan ändra direkt i konteringen men för att det ska fungera korrekt i kommande konteringar är det viktigt att gå in i kontoplanen och kontrollera inställningarna för kontot.
Hur fungerar konteringsmallar?
I programmet finns det möjlighet att använda konteringsmallar. Det du då gör är att du lägger upp en mall med konton för en återkommande kontering så som t. ex lön. Mallen plockar du sedan upp för att nästa gång få
hjälp att kontera på ett enkelt och bra sätt. Funktionen finner du under manuell kontering/kontering och avancerad kontering i autokonteringen.
Om jag av någon avledning missat att pricka av en kundfaktura vid inbetalning, hur får jag då bort den från reskontran?
I det här fallet är bokföringen korrekt men kundreskontran inte synkad. Gå in under manuell kontering/kontering och välj att på kontoraden skriva in # för att plocka fram fakturan. När du hämtat fakturan måste du även
ange motkonto. Du vill inte påverka bokföringen så antingen lägger du t ex 1510 om du har faktureringsmetoden eller 3010 om du har kontantmetoden, i det här läget är det viktigt att veta vad du har för inställningar i kontokopplingarna.
Journaler
Jag ska skriva ut min journal men har upptäckt att jag konterat fel på fakturan, kan jag ändra konton i journalen innan jag godkänner?
Bocka i visa intäktsverifikation och klicka sedan på visa. Du kommer nu att få möjlighet att se hur konteringen ser ut. Vill du ändra på något klickar du på ändra längst ut till vänster så kommer du vidare till en manuell
konteringsbild där du kan ändra konto m.m.
e-dagsavslut
Finns det möjlighet att lägga ett e-dagsavslut i en separat verifikationsserie?
Du kan under modulen verifikationsserier lägga upp en serie för just e-dagsavslut, detta kan underlätta för att alla konteringar ska komma i kronologisk ordning och för att du enklare ska hitta i sin bokföring.
Rapporter
Ver.lista
Om jag hittar ett felaktigt verifikat i min verifikationslista hur gör jag då för att korrigera det?
Klicka på verifikationsnumret och välj sedan korrigera. Du får nu en fråga: ”Originalverifikationens datum kommer att användas som datum på korrigeringen. Välj avbryt för att ange ett annat datum” Klicka OK. Du kommer nu in i en manuell kontering där programmet nollat föregående kontering och du får nu kontera om på nytt. OBS: Tänk på att momsen inte autofördelas i en korrigering utan måste läggas in manuellt av dig.
Huvudbok
Vad är en huvudbok?
En huvudbok är en översikt över ett företags alla konton och händelser under en specifik period. Kontona presenteras i huvudboken i nummerordning. Här igenom blir det lätt att avläsa ställningen på de så kallade balanskontona och saldona på företagets resultatkonton. Om du upptäcker eventuella felaktigheter i bokföringen är det till huvudboken du i första hand går för att finna felet.
Saldolista
Vad är en saldolista?
Saldolistan ger en översikt över ingående saldo, förändring och utgående saldo för alla perioderna i redovisningen för ett givet räkenskapsår.
Resultatrapport
Vad är en resultatrapport?
Resultaträkning, sammanställning av resultatkonton i bokföring. Resultaträkningen visar en verksamhets intäkter (exempelvis omsättning) och kostnader och ger som saldo periodens resultat (vinst eller förlust).
Balansrapport
Vad är en balansrapport?
Balansrapporten är en uppställning av en organisations tillgångar och skulder vid ett givet tillfälle. Inom redovisning innebär det en sammanställning av samtliga balanskonton i organisationens bokföring.
Moms
Hur ändrar jag momskod på ett konto?
Under underhåll > kontoplan kan du redigera inställningar på dina konton. Klicka på en kontoklass eller sök på kontonumret. Du kan klicka på dubbelpilen till vänster om kontonumret för att visa och ändra inställningarna.
Glöm inte att spara dina ändringar!
När jag ska skriva ut min momsrapport får jag en differens där det står att ingående
saldo inte är noll, hur kan jag korrigera det?
På innehållssidan klickar du på Ingående balanser under Underhåll. Klicka sedan på knappen ”Överföra UB-IB”, klicka sedan på knappen ”Överför”. När du gör detta är det viktigt att är inne på det aktuella räkenskapsåret
som du vill skriva ut rapporten för.
Hur kan jag veta vilka momskoder som påverkar vilken ruta i momsrapporten?
Vilka momskoder påverkar till exempel ruta 5 i momsrapporten? För att se vad som påverkar vad kan du gå in i momsrapporten och sedan in under Hjälp, här får du en utförlig beskrivning på just detta. Ruta 5 i momsrapporten påverkas av momskoderna 150, 151, 152, 1, 2, 3 i programmet.
Hur bokför jag en momsinbetalning eller momsutbetalning i autokonteringen?
e-bokföringens momsrapport bokför alltid momsen mot konto 2650 Moms redovisningskonto (om du har det inställt under kontokopplingar), så det är motkontot för både momsinbetalning samt momsutbetalning som du ska använda. Detta är förutsatt att du inte bokför via så kallat skattekonto.
När jag har bokfört min momsredovisning föreslår e-bokföringen att jag låser perioden, varför ska jag göra det?
Det är en god idé att låsa perioden som du har momsredovisat detta för att du inte av misstag ska bokföra in något nytt i en period som redan är redovisad och klar. Bokför du in något i en redan redovisad period kommer det att ”släpas” med in i nästa period och skapa problem i den momsrapporten.
SRU
Vad är SRU?
SRU betyder standardiserat räkenskapsutdrag och rapporten används bland annat som underlag för att fylla i en blankett inför deklarationen.
Bokf. Journaler
Om jag missat att skriva ut en kundfaktura journal kan jag då få ut den på nytt?
Om du går in under Rapporter och Bokf.Journaler kan du här välja att på nytt skriva ut sin kundfakturajournal.
Leverantörsrapporter
Leverantörsreskontralista
Jag bokar i vanliga fall mina leverantörsfakturor via autokonteringen men har nu även bokfört några skulder via manuell kontering då jag betalat dem från ett annat bankkonto, varför kan jag inte se de manuellt bokade skulderna i leverantörsreskontralistan?
Den här rapporten visar inbokade, obetalda leverantörsfakturor per ett visst datum. Manuella bokningar på leverantörsskuldkontot visas inte. Alla fakturor med fakturadatum samma som eller tidigare än rapportens per-datum och betalningsdatum senare än per-datum kommer med i rapporten.
Betalningsprognos
Jag behöver skriva ut en rapport som visar per vecka hur mycket leverantörsskulder jag har att betala, vilken rapport kan jag använda mig av?
Betalningsprognosen visar alla inbokade, obetalda leverantörsfakturor sorterade och summerade per vecka för beräknad betalning. Manuella bokningar på leverantörsskuldkontot visas inte.
Leverantörsfakturor
Jag behöver veta hur mycket leverantörsskulder jag har under en viss period, vilken rapport kan jag använda mig av?
Rapporten leverantörsfakturor visar inbokade leverantörsfakturor med ankomstdatum eller betalningsdatum i angivet datumintervall. Manuella bokningar på leverantörsskuldkontot visas inte. Rapporten används när du vill se leverantörsskulder under en viss period.
Moms
Hur redovisar jag min moms?
När du gör din löpande bokföring så hjälper programmet dig med att bokföra din moms.
När det är dags att redovisa din moms så gör du det i 3 steg:
1. Skriv ut underlaget
2. Skicka in underlaget till skatteverket elektroniskt (eSKD-fil eller via papper
3. Bokför underlaget (SpeedLedger e-bokföring ger förslag på verifikation, godkän om du vill bokföra momsen) Klart!
Medan du sköter din löpande bokföring så fylls skattedeklarationen i automatiskt i bakgrunden, så när det är dags att redovisa momsen så är den i fylld och klar.
Hur löser jag en momsavvikelse?
Momsrapporten har en kontrollfunktion som innebär att programmet jämför omsättningen med momsbeloppet. Omsättningen räknas ut med hjälp av momskoderna som är inställda på försäljningskontona.
Om beloppen i kontrollfunktionen stämmer överens visas följande:
Att momskoderna räknar fram korrekt momsbelopp beror på kopplingen under årsinställningar > kontokopplingar. Om du tidigare bokfört i ett annat system är det viktigt att se över att samma momskonton används och är korrekt kopplade.
Kontrollfunktionen innebär även att olika typer av avvikelser kan uppstå på grund av hanteringsfel i programmet. Följande avsnitt behandlar de vanligaste momsavvikelserna samt hur du åtgärdar dem.
Jag får en varning att omsättning saknas vid import i momsrapporten?
Om du har importerat en SIE-fil från ett annat bokföringssystem kommer du automatiskt att få en avvikelse i momsrapporten. Det beror på att omsättningen inte följer med då e-bokföringens momskoder saknas i verifikationerna.
Din första momsinlämning gör du enklast genom att fylla i momsrapporten manuellt och räkna ut omsättningen (försäljningen). Momsbeloppen visas korrekt så det enda som saknas är omsättningssiffran.
Bokför sedan momsen i steg 3 i momsrapporten så kommer den fortsättningsvis att stämma när du bokför med momskoderna.
Jag får en varning på att ingående saldo inte är noll i momsrapporten?
Föregående momsperiod är inte bokförd vilket medför ett ingående saldo.
Gå tillbaka till rapporter > moms och välj föregående period samt klicka på ”bokför” i steg 3 i momsredovisningen. Vid nytt räkenskapsår kan en uppdatering av de ingående balanserna behövas.
Jag får en varning på att perioden är redan redovisad?
Varningen visas när rapporten redan är bokförd.
Under ”Kontroll” visas
siffran ”0” på redovisad moms, det beror på att momskontona
nollställs när du klickar på ”bokför” i steg 3 i momsredovisningen.
Jag får en varning att det finns en avvikelse i momsredovisningen?
Under
”Kontroll” ser du hur stor avvikelsen är samt vilken momssats
den avser. I det här fallet är det ”Utg moms ored” som avser
25% moms. Under ”Omsättningsspecifikation” visas vilka
försäljningskonton som är använda, i det här fallet 3010.
Avvikelsen innebär att försäljning är bokförd på 3010 men att momskontot inte finns med i verifikationen. Anledningen till för lite redovisad moms är ofta att momsen inte fördelats vid avprickning av fakturor i avancerad eller manuell kontering. Exemplet saknar momskonto 2611 utgående moms 25%. Använd huvudboken för att söka fram alla verifikationer där försäljning är bokförd i momsperioden.
Korrigera de felaktiga verifikationerna och lägg till momskontot enligt följande exempel.
Jag får en varning om för mycket redovisad moms?
Under kontroll kan du se att omsättningen är beräknad till 0 kr men att 200 kr moms är redovisad på utg moms ored (25%). Detta beror på att bokföringen innehåller verifikationer där moms bokförts men ingen momskod är kopplad till försäljningskontot. Momskoden styr omsättningen i momsrapporten.
Sök i huvudboken på de konton där försäljning är bokförd, du kan använda sökfunktionen ”momskod” för att jämföra listan med verifikationer med och utan momskod. Exemplet visar en verifikation där försäljningskontot 3010 saknar momskod. Lägg till momskoden på kontot under underhåll > kontoplan.
Korrigera sedan de felaktiga verifikationerna enligt nedan.
Jag får en varning på fel momskod?
Under kontroll finns ett minussaldo på utg moms ored (25%) samt ett plussaldo på utg moms reduc 2 (6%). Detta innebär att bokföringen innehåller verifikationer där försäljningskontots momskod inte motsvarar momskontot. Se över verifikationerna i momsperioden där försäljning är bokförd.
Exemplet visar att försäljningskontot 3010 är inställt med momskod 150 (25%) men att momskontot 2631 avser 6% moms. Ändra inte momskoden på kontot i kontoplanen förrän verifikationen är korrigerad. Nollställningen som görs vid korrigering behöver nämligen göras med samma momskod.
Korrigera verifikationen genom att ändra momskoden i rättelsen enligt nedan. Du kan sedan gå in i kontoplanen och ändra momskoden på kontot.
Underhåll
Kontoplan
Om jag inte hittar kontot som jag vill använda i min kontoplan, vad gör jag då?
Har du inte kontot i din kontoplan, kan det finnas i mallkontoplanen. När du startar e-bokföring kan du välja att använda en mini eller omfattande kontoplan. Använder du minikontoplanen får du en avskalad kontoplan men alla konton finns alltid i mallkontoplanen – För att lägga till ett konto gå då till Underhåll > Kontoplan och klicka på knappen ”Lägg till från mallkontoplan”. Markera ett eller flera konton du saknar och klicka lägg till. Om du ändå inte
hittar kontot som du behöver kan du alltid manuellt lägga till kontot genom att klicka på ”Skapa Nytt” längst ner till höger i kontoplanen.
Resultatgrupper
Jag har lagt upp 3 olika resultatgrupper/projekt/kostnadsställen men när jag sedan ska kontera har jag inte möjlighet att välja resultatgrupper/projekt/kostnadsställe?
Detta kan bero på att du inte aktiverat resultatgrupper/projekt/kostnadsställe i din kontoplan. Gå till Underhåll > Kontoplan. Ta fram det konto som du försökt att bokföra resultatgrupper/projekt/kostnadsställe på och klicka på pilarna som pekar nedåt framför kontonumret. Kontoinställningarna visas, här har du möjlighet att ange Aldrig, Tillåts eller Alltid på resultatgrupper/projekt/kostnadsställe. Vill du kunna använda detta kan du välja Allting eller Tillåts.
Budget
Jag har bokfört hela 2010 och skulle vilja att resultatet från 2010 ligger som grund för min budget 2011, hur hanterar jag detta?
När du skapar ett nytt år får du alltid frågan om du vill föra över resultat från föregående år till nuvarande års budget. Missar du det här steget när du skapar det nya året så behöver du lägga in budgeten manuellt.
Ingående balanser
Hur uppdaterar jag mina balanser från föregående räkenskapsår?
På innehållssidan klickar du på Ingående balanser under Underhåll. Klicka sedan på knappen ”Överföra UBIB”, klicka sedan på knappen ”Överför”. När du gör detta är det viktigt att är inne på det aktuella räkenskapsåret.
Perioder
När jag skrev ut min momsrapport så fick jag möjlighet att låsa perioden, nu vill jag kontera ytterligare en kontering i den låsta perioden. Kan jag låsa upp perioden?
I modulen Perioder har du möjlighet att både låsa upp och låsa perioder. För att låsa bockar du i rutan stäng och för att låsa upp bockar du ur bocken stäng. Du kan alltid enkelt se om perioden är öppen eller stängt under kolumnen status. Du kan alltid öppna en stängd period.
Vanliga frågor vid nytt år
Hur skapar jag ett nytt räkenskapsår?
Under årsinställningar > räkenskapsår kan du skapa ett nytt år.
När du skapar ett nytt år får du välja inställningar enligt nedan:
Systemet föreslår automatiskt räkenskapsårets datumintervall samt föregående års kontoplan. Rutan ”överför ingående balanser preliminärt” innebär att dina saldon på tillgångar, eget kapital och skulder förs över automatiskt till ditt nya år. Du kan även uppdatera dem i ett senare skede.
Om du använder funktionen ”budget” i e-bokföringen kan du bocka i rutan ”Överför saldon till budget”.
Kan jag skapa ett nytt år och börja bokföra innan det gamla är klart?
Ja, det går att skapa ett nytt år och sedan växla mellan åren då inget “stängs”. Det är dock viktigt att tänka på att uppdatera de ingående balanserna om du fortsätter bokföra i det gamla året. Du skapar ett nytt år under årsinställningar > räkenskapsår > skapa nytt räkenskapsår.
De ingående balanserna kan inte föras över. Vad innebär felmeddelandet “föregående år saknar årskontokopplingar”?
Det beror på att konton lagts till i föregående år efter att det nya året skapats, exempelvis vid import av bokslutsposter. Gå till underhåll > kontoplan och klicka på knappen “lägg till från föregående år”. Lägg till kontona från listan, överföringen kommer nu att fungera.
Hur ska jag bokföra mitt resultat?
När ett nytt år skapas förs resultatet automatiskt över till kontot kopplat till vinst eller förlust föregående år under årsinställningar > kontokopplingar. För mer detaljerade frågor kring bokslut och resultat rekommenderar vi att ta kontakt med en redovisningskonsult.
Kontokopplingar för aktiebolag
Kontokopplingar för enskild firma. Om du vill särskilja dina egna insättningar och föregående års resultat kan 2018 ersättas med 2010 eget kapital.
Varför går inte SIE-filen med bokslutsposterna att importera?
Vanligt är att nummerserien i filen krockar med befintliga verifikationsnummer. Kontrollera att filen endast innehåller bokslutsposterna och skapa sedan en egen serie för import under årsinställningar > verifikationsserier.
Hur periodiseras kostnader och intäkter?
Vi svarar endast på periodiseringsfrågor för kontantmetod. För mer komplexa frågeställningar för faktureringsmetoden rekommenderar vi att ta kontakt med skatteverket eller en redovisningskonsult.
För att få intäkter och kostnader bokförda på rätt år används manuell kontering. När kunden sedan får betalt/betalar syns transaktionen i autokonteringen. Istället för att bokföra kostnad eller försäljning väljs 2440 leverantörskulder respektive 1510 kundfordringar. Följande exempel visar de manuella bokningar som görs inför årsskiftet:
Intäkter:
Kostnader:
Tips för förenklat årsbokslut
Gå till skatteverket.se > starta, driva & avsluta företag > Bokföring & bokslut > förenklat årsbokslut, alternativt följande länk
Där finns information om hur ett förenklat årsbokslut görs steg för steg, samt de blanketter och e-tjänster som behövs. Fyller du i ditt bokslut online kan siffrorna föras över till NE-blanketten för deklarationen.
Obs! Det förenklade årsbokslutet ska sparas som dokumentation i sju år, men inte lämnas in till skatteverket.
Årsinställningar
Räkenskapsår
Hur skapar jag ett nytt räkenskapsår?
På innehållssidan klickar du Räkenskapsår under rubriken Årsinställningar. Klicka sedan på Skapa nytt räkenskapsår och följ guiden. Tänk på att när du skapat det nya räkenskapsåret så aktiveras det på en gång.
Kan jag bokföra på mitt ”gamla” år fastän jag skapat ett nytt räkenskapsår?
Ja, det går bra. Klicka på Räkenskapsår under Årsinställningar. Klicka sedan på Byt räkenskapsår. Här kan du nu välja vilket år du önskar bokföra på. Bokför du något på ett tidigare år är det viktigt att du uppdaterar balanserna på det senare räkenskapsåret.
Verifikationsserier
Hur många serier bör jag använda om jag har kontantmetoden?
Vi på SpeedLedger rekommenderar att bokföring med två serier. M för Manuell kontering/kontering och A för Autokonteringen. Anledningen till att vi rekommenderar två serier är för att du ännu enklare och smidigare kunna hålla reda på den kronologiska ordningen. Du kan naturligtvis komplettera med serier för momsrapport och e-dagsavslut om du önskar att även dela upp det.
Hur många serier bör jag använda om jag har faktureringsmetoden?
Vi på SpeedLedger rekommenderar att bokföring med sex serier. L för Leverantörsskulder, K för Kundfodringar/Kundfakturor, U för utbetalningar, I för inbetalningar, A för övriga bankkontohändelser och M för Manuell kontering/kontering. Anledningen till att vi rekommenderar sex serier är för att du ännu enklare och smidigare kunna hålla reda på den kronologiska ordningen, här är det mycket som sker med automatik. Du kan naturligtvis
komplettera med serier för momsrapport och e-dagsavslut om du önskar att även dela upp det.
Kontokopplingar
Jag får upp alla mina transaktioner i autokonteringen, kan jag styra så att programmet endast visar från och med ett visst datum?
I kontokopplingarna under startdatum (punkt 1) kan du bestämma från vilket datum du vill läsa av dina transaktioner från banken. Knappa in det datum du önskar och välj sedan att spara kontokopplingar.
När jag prickar av mina fakturor (kontaktmetoden) så prickas fakturorna av mot konto 3010, jag skulle vilja ändra detta till 3040?
I kontokopplingarna kan du under punkt 2 och rubriken försäljning (förslag) ange det konto som du önskar pricka av dina faktor mot. Ange det konto som du önskar längst ut till höger och välj sedan att spara kontokopplingar. Har du faktureringsmetoden hanteras försäljningskontot på ett annat sätt via artiklarna på fakturan.
Årskontokopplingar
Jag har tidigare haft BAS 96 som kontoplan och kommer nu att byta till BAS 2010 det kommande räkenskapsåret, hur gör jag för att balanserna ska lägga sig rätt då kontona skiljer sig?
Om du har olika kontoplaner så kommer inte saldona på respektive konto att läsas in korrekt, det du då måste göra är att koppla detta under årskontokopplingar. Här får du tala om att till exempel konto 4010 kommer att motsvara 4011 nästa år och att det är här som saldot ska in.
Arkiv
Grunduppgifter
Jag behöver ändra min momsredovisning och bokföringsmetod, hur gör jag det?
Gå in under Arkiv och Grunduppgifter. Välj fliken bokföring och ändra sedan till önskad metod, glöm inte att spara. Dubbelkolla alltid med skatteverket om du är osäker på vilken metod just du ska använda i din verksamhet.
Historik
Vad innehåller modulen Historik?
I historiken kan vi se hur en användare har varit aktiv i programmet. Här loggas bland annat datum, klockslag och ett meddelande för vad du gjort i programmet. Här ser vi även vikten av att logga in med sitt eget personliga inlogg.
Import
Jag har tidigare använt ett annat bokföringsprogram men ska nu börja använda ebokföringen. Hur gör jag för att få med mig historiken från föregående system?
Du kan i e-bokföringen importera så kallade SIE filer, standard import/export. Här importerar du enkelt och smidigt din exporterade standardfil (från ett annat system) rakt in i ebokföringen och får på så sätt med sig alla verifikat.
Export
Jag behöver ge min redovisningskonsult tillgång till min bokföring inför mitt bokslut, hur gör jag enklast det?
Du kan i e-bokföringen exportera så kallade SIE filer, standard import/export. Här exporterar du enkelt och smidigt sin bokföring och kan sedan maila över filen till din konsult som sedan importerar filen i önskat program. Vill du kan du även lägga upp konsulten som en egen användare så kan han/hon logga in i programmet omgående.
Hur exporterar jag min bokföring till en SIE4-fil, om t.ex. min redovisningskonsult skall göra mitt bokslut?
Klicka på Arkiv > Export, se till att ”SIE4 (Alla Verifikationer)” är i bockat. Klicka sedan på ”Exportera fil” - du får nu välja var på datorn du vill spara filen. Filen är inte stor och kan enkelt e-postas till din redovisningskonsult. Vill du kan du även välja att lägga konsulten som en användare i programmet så kan dom direkt logga in i programmet. Du kan naturligtvis ställa vilka behörigheter som användaren ska ha.
Användare
Jag har lagt upp en användare i programmet men skulle behöva ändra behörigheterna för personen i fråga, hur gör jag det?
Gå in under Arkiv och Användare, sök upp den användare som du önskar ändra på och klicka sedan på personnumret. Du kan nu ändra samtliga uppgifter och därmed även behörigheterna för användaren.
Fakturering
Skapa ny
Ny offert
Jag skulle vilja skriva ut en följesedel från e-bokföringen, går det?
Om du går in och skapar en offert får du i sista steget möjlighet att skriva ut offert, följesedel eller orderbekräftelse på det underlag du har skapat.
Jag har laddat upp en logotyp men ser den inte på min faktura, vart har den tagit vägen?
Logotypen syns endast när du väljer ”Skapa Pdf”, detta är genomgående i programmet och gäller även vid skapandet av avier, följesedlar eller offerter.
Ny kontantnota
Bokförs en kontantnota på samma sätt som en faktura?
En kontantnota stänger du på samma sätt som en faktura och du skriver även ut journalen (faktureringsmetod). Skilldnaden är att fakturan inte bokas som en fordran utan direkt mot konto 1910, det vill säga kassakontot.
Ny kund
Kan jag lägga upp olika rabatter beroende på vilken kund det gäller?
Du kan på kundkortet lägga in olika rabatter per kund. Här kan du även ställa in så att faktureringsavgift och betalningsvillkor skiljer sig från standardinställningarna.
Ny artikel
När jag skapar en ny artikel så visar programmet alltid konto 3010 som förslag på intäktskonto, var kan jag ändra det?
Om du går in under Årsinställningar och Kontokopplingar så kan du under punkt 2 ”Försäljning förslag” ändra det konto som programmet föreslår vid skapande av en ny artikel.
Jag har en förening och fakturerar 100 medlemmar samma belopp, finns det någon funktion som kan underlätta hanteringen så att jag inte behöver kopiera och skapa en ny faktura för varje medlem?
Det finns en modul som heter Fakturera grupper, här skapar du en grupp av kunder, anger vilken artikel som ska faktureras och med ett knapptryck så skapas 100 fakturor direkt. Enklare blir det inte!
Ny avi
Vad är skillnaden på en avi och en faktura?
En avi är tänkt att användas för t ex avisering av en medlemsavgift. Det vill säga en avgift som inte är tvingande att betala. Din avi kan bokföras som vanligt och hanteras i din reskontra om så önskas.
Befintliga
Fakturor och kontantnotor
Jag glömde att skriva ut min faktura när jag sparat och stängt den, kan jag skriva ut den på nytt?
Om du går in under befintliga fakturor och kontantnotor kan du söka reda på fakturan, klicka på fakturanumret och välj alternativet ”skriv ut som PDF”.
Kunder
Jag har mitt kundregister som en excel fil från ett föregående bokföringsprogram, går det att importera till e-bokföringen?
Det går jättebra, gå in under Befintliga > Kunder. Här finns ett alternativ, import från fil. Välj att hämta upp filen och följ guiden i importfunktionen.
Artiklar
Jag behöver ändra pris på en artikel, hur gör jag det?
Gå in under Befintliga och Artiklar, sök fram artikeln som du vill ändra på. Klicka på artikelns benämning, artikeln visas överst under artikelinformation och priset kan ändras.
Grupper
Jag har missat att lägga med en kund i en grupp som den här månaden ska faktureras, kan detta läggas till efter att gruppen har skapats?
Ja, gå in under Befintliga > Grupper. Klicka på på ”antal kunder” och välj att lägga till de kunder som saknas.
Kundreskontra
Fakturor
Obetalda
Jag har skickat ut en faktura till en kund som nu vill att vi flyttar fram förfallodatumet på fakturan, hur gör jag det enklast i min e-bokföring?
Gå in under Kundreskontra > Fakturor, välj obetalda. Klicka på den fakturaraden du önskar ändra på, markera förfallodatumet och ändra. Glöm inte att spara ändringarna.
Kravhantering
Jag vill själv kunna välja vilken text som ligger på mina påminnelser/krav som jag skickar ut. Går det att ändra?
Gå in under Arkiv > Grunduppgifter. Välj fliken kundreskontra, här ligger kravtext 1 och kravtext 2. Kravtext 1 läggs på den första påminnelsen som du skickar ut, här kan du själv gå in och ändra till önskad text.
Räntefakturering
En kund har betalat in en faktura, dock 20 dagar för sent. Jag vill nu skapa en räntefaktura men fakturan dyker inte upp under modulen räntefakturering, varför?
De fakturor som är fullbetalda men för sent betalda visas som förslag på denna lista. För att fakturorna ska visas måste dom uppgå till minsta räntefaktureringsbelopp (angivet under grunduppgifter i fältet minimum räntefaktureringsbelopp).
Manuell inmatning av kundfakturor
Jag har skapat mina fakturor i ett annat bokföringsprogram men kommer att gå över till e-bokföring. Jag har alltså importerat min bokföring men vill även ha in mina obetalda fakturor i reskontran, hur gör jag?
Under manuell inmatning av kundfakturor kan du knappa in de fakturor som inte är betalda vid övergången. Du kan sedan välja att bokföra fakturorna eller om du endast vill att de ska påverka just reskontran får du bocka ur den funktionen.
Kundrapporter
Kundreskontralista
Jag behöver veta hur många obetalda fakturor jag hade per den 31/5, kan jag ta fram det i programmet?
I kundreskontralistan har du möjlighet att välja vilket datum du vill bryta din reskontra på.
Inbetalningsprognos
Jag behöver veta exakt hur mycket kundfodringar jag kan vänta under en specifik vecka, går det att få fram?
Ja om du tar ut en inbetalningsprognos får du en bra överblick på hur framtiden ser ut, här kan du även se veckovis hur intäkterna kommer att komma in.
Kundfakturor
Jag har en kund som jag skulle vilja följa lite extra gällande kommande inbetalningar, kan jag söka på ett specifikt kundnummer och på så sätt få en sammanställning?
Om du går in under rapporten Kundfakturor kan du till exempel söka på ett specifikt kundnummer, kundnamn eller belopp och på så sätt få en bra översikt över kunden.
Ränterapport
Jag skulle vilja kunna se hur mycket ränta det är beräknat på en kund hittills, kunden har inte slutbetalat fakturan ännu.
Ränterapporten visar en sammanställning av fakturor som kan räntefaktureras. Om du kryssar i rutan "Visa upplupen ränta" visas även fakturor som ännu inte är betalda. Annars visas bara fullbetalda fakturor.
