Om man vet att man har rätt och inte ska betala är det bara att bestrida fakturan. ”Bestrida” är just nyckelordet. Om man bestridit en faktura så faller hela inkassoprocessen och tvisten avgörs så småningom i domstol.

Vad många privatpersoner och företag inte tänker på är att inkassobolagen bara kan driva in fordringar så länge dom inte bestridits. Så fort en fordran bestridits blir inkassobolaget plötsligt maktlöst och lämnar tillbaka ärendet till uppdragsgivaren dvs. den som ställt ut den felaktiga fakturan. Ett inkassobolag får inte (enligt lag) fortsätta driva in en fordran om den bestridits av fakturamottagaren.

Hur gör man då för att bestrida en faktura?

Det är väldigt enkelt:

1. Skriv med penna på fakturan: dagens datum, ”Jag bestrider denna faktura pga……”, signatur

2. Posta eller faxa (ja, fax funkar faktiskt fortfarande). Om du postar med snigelpost – scanna av eller ta kopia på fakturan inkl. bestridningstexten innan du postar.

Ring inte utställaren. Det blir bara svårt att bevisa i efterhand vad som sas (om du överhuvudtaget får tag på rätt person).

När du skriver ”Jag bestrider denna faktura pga……” – ange kortast möjliga anledning t.ex. ”har inte beställt någon vara/tjänst” om det är en bluff-faktura. Skriv inte längre än så. Du behöver inte bevisa något i bestridandet – det är ett enkelt meddelande att du anser dig icke betalningsskyldig.

Efter att du bestridit fakturan behöver du inte göra något mer. Du har ryggen fri och kommer inte att bli betalningsskyldig.Om det kommer ytterligare krav på samma faktura från utställaren eller ett inkassobolag hänvisar du bara till ditt tidigare bestridande den xx-xx-xx och bifogar en kopia på ditt första bestridande.

Betala alltså aldrig en felaktig faktura bara för att slippa obehagliga inkassokrav!

Det viktigaste att tänka på är att man har någorlunda lika uppfattning om vart man vill med företaget och hur mycket man ska jobba. Förr eller senare kommer man till ett läge där den ena vill satsa mer än andre och då är det bra att ha tänkt ut hur man ska hantera situationen så man inte blir osams. Det är t.ex. bra att ha öppen dialog tidigt hur mycket vardera personen vill arbeta och hur den som vill jobba mera ska kompenseras för det.

Vad händer om den ena parten vill dra sig ur? Ha en öppen dialog om det också i god tid innan det faktiskt blir aktuellt. Om ni gör ett kompanjonsavtal – håll det så enkelt som möjligt och fokusera på det viktigaste. Om ni inte gör ett kompanjonsavtal – prata igenom det så ni vet var varje person står och försök bli verbalt överens.

Om man bara tänker på dom enkla riktlinjerna ovan så kan det bli riktigt bra. Många av världens mest framgångsrika företag har startats av kompisar – Hewlett Packard, Google, Apple.

Och framför allt  är det väldigt kul att driva företag tillsammans med någon!

När du betalar räkningar i interntbanken använder du alltså en molntjänst. Likaså när du mejlar med Hotmail, Gmail eller Yahoo – men inte när du mejlar med Outlook (som man ju måste installera på sin dator). I Outlook skapar och läser du mejlen i programmet off-line och med jämna mellanrum sker ett skicka/ta emot-utbyte mellan programmet och mejlservern.

Dom flesta experter är överens om att installerade program i princip kommer att försvinna från marknaden på sikt. Fördelarna med molntjänster är så pass stora. Microsoft har t.ex. nyligen lanserat Office 365. Det är Word, Excel och Powerpoint direkt i webb-läsaren. Man når filerna från vilken dator eller mobil som helst. Google Apps är störst på just den typen av kontorsprogram i molnet. Den har vi använt på SpeedLedger i flera år och funkar kanonbra.

SpeedLedger e-bokföring är en typisk molntjänst. Till skillnad från traditionella bokföringsprogram (som installeras) så kör man igång direkt i webb-läsaren utan installation.

SpeedLedger gör förresten undersökningar då och då om våra kunders användning av andra molntjänster. Kontakta oss om du vill ta del av resultatet. Vi finns på www.speedleder.se och www.facebook.com/SpeedLedger.

/M

Bankerna gör naturligtvis allt dom kan för att minimera sina risker. Det är helt normalt affärstänkande och ska inte tas personligt av företagaren. Bankerna är därför observanta på olika signaler som kan tyda på att företaget eventuellt går sämre och riskerar att hamna i ekonomiska problem.

Ett typiskt tecken på att det börjar gå sämre för ett företag är att det blir svårare för banken att få information från företaget. Det kan du utnyttja till din fördel genom att ge banken mer information än den förväntar sig.

Bankerna är vana att ha en kreditgenomgång en gång per år med varje kund som lånat pengar. Då vill man i regel ha senaste bokslutet som underlag. Genom att löpande skicka över delårsrapporter till din kontaktperson på banken odlar du ett förtoroende som kommer vara användbart nästa gång du ansöker om en höjning av krediten.

Den här tekniken ger flera fördelar, både för banken och för dig:
- Banken kan följa företagets utveckling och känner sig tryggare
- Banken märker att du har koll på din egen verksamhet
- Du sätter press på dig själv att verkligen ta fram delårsrapporter vilket gör att du kommer ta bättre beslut

Hur ofta ska man ta fram rapporter då?

Det finns ingen anledning att dränka banken med information. Kvartalsrapporter räcker för bankens del. Mejla över resultat- och balansräkningar tillsammans med en kort kommentar från dig.

För din egen del tycker jag absolut du ska ta fram någon typ av rapport över verksamheten månadsvis. Det behöver inte vara avstämt in i minsta detalj men försäljningssiffror och de flesta kostnader kan man oftast utan problem ha up-to-date 1-2 veckor efter varje månadsskifte.

Om man har som rutin att uppdatera bokföringen samtidigt som man betalar sina räkningar i internetbanken så har man gjort merparten av arbetet. Stäm av med din redovisningskonsult eller revisor vilka ytterligare moment (t.ex. periodiseringar) som behöver göras innan du tar ut resultatrapporten.

För att kunna veta i god tid att ditt företag kommer behöva större kredit behöver du ett sätt att förutse likviditeten. Dessutom kommer banken att gilla att du löpande jobbar med att planera likviditeten så visa gärna banken hur du gör – det skapar förtroende och ger en känsla av mindre risk hos banken.

Hur gör man då för att förutspå likviditeten?
Lägg upp ett enkelt kalkylark (om du inte kan excel eller liknande kalkylprogram – ta en snabbkurs eller sug tag i en bekant som kan hjälpa dig att komma igång – det kommer du inte ångra).

Lägg in en rad för varje planerad större in- och utbetalning. Små in- och utbetalningar buntar du ihop till t.ex. ”dagsförsäljning”. Gör en kolumn med beskrivning, en med belopp in/ut och en med totalen.
Planera 2-3 månader framåt. Det kan innebära något hundratal rader och tar ett par timmar men det är värt det – att ha koll på sin framtida likviditet är något av det viktigaste som finns för en företagare.

Om du märker att likviditeten närmar sig 0 eller går under 0 om t.ex. 2 månader – ta tag i situationen direkt och vidta åtgärder. Om du tänker söka kredit i banken så är det som sagt mycket bättre att komma 2 månader innan behovet uppstår än dagen innan.

Men hur i hela friden ska man kunna hålla sin likviditetsplan uppdaterad, den ändras ju hela tiden?
Ja, här gäller det att hitta en bra avvägning där du kan hålla tillräcklig kontroll löpande utan att det stjäl för mycket tid. Ett bra sätt kan vara att klumpa ihop poster så planen blir lite grövre när du väl kommit igång. Tänk sedan efter hur ofta du behöver uppdatera den – kanske månadsvis räcker.

Förbered dig också för följdfrågan:
- Har du kollat på alternativen till att låna i bank, t.ex. att minska på någon annan tillgång än den som du behöver investera i t.ex driva in kundfakturorna snabbare (om du säljer mot faktura) så att kundfordringarna minskar eller att låna mer av leverantörerna (öka leveratörsskulderna)?

Att visa banken att du förstår hur din balansräkning ser ut, vilka de stora posterna i balansräkningen är och hur de påverkar ditt behov av kapital skapar ett förtroende. Om du kan jämföra några av dina nyckeltal med branschgenomsnittet och visa att dina nyckeltal ligger bra till i jämförelsen så är det också en stor fördel. T.ex:
- Skoaffärer behöver i regel ha ett lager som motsvarar 20% av årsomsättningen men vårt ligger bara på 18%. Därför bör vi öka lagret med ca 100 KSEK för att kunna öka omsättningen. För att klara det behöver vi låna…..

Beskriv för banken hur du aktivt jobbar med att minska övriga tillgångar och öka övriga skulder (ja, det låter konstigt för en lekman men så pratar man med banken på bankens språk) men att du ändå behöver komplettera med en kredit hos banken.

När du jobbar med balansräkningen och gör den övningen så kanske det till och med visar sig att du inte behöver låna pengar i banken. Kanske räcker det med att förhandla med leverantörerna om längre kredittid på varuinköp…

Balansräkningen är lite svårare tycker många. Egentligen är den också väldigt enkel – man behöver bara tänka lite annorlunda jämfört med resultaträkningen. Och när man söker kredit i banken är är det väldigt viktigt att förstå dom stora dragen i sin balansräkning.

Balansräkningen visar alla tillgångar, alla skulder, och skillnaden – som kallas eget kapital. Ordet Balansomslutning kan vara bra att känna till. Det är ett annat ord för summan av alla tillgångar eller summan av skulder + eget kapital som ju blir lika mycket.

Balansräkningen visar statusen på tillgångar, skulder och eget kapital vid ett givet tillfälle – en given dag. Det är en viktig skillnad mot resultaträkningen som visar hur företaget gått under en viss period – mellan två dagar.

Balansräkningen för en privatperson skulle typiskt innehålla villa, bil, sommarstuga, aktier och pengar på banken på tillgångssidan. På skuldsidan finns kanske bolån och andra krediter.

I ett företag består tillgångarna av t.ex varulager, maskiner, fastigheter och pengar på banken. En annan viktig tillgång för företag som fakturerar är kundfordringar.
Skulderna består så klart ofta av banklån, checkkredit och kortkrediter. Som företag kan man ofta också låna pengar av sina leverantörer genom att handla varor och tjänster på faktura, dvs. man betalar 10-30 dagar efter leverans. Den skulden syns också i balansräkningen som leverantörsskuld.

Man vad har man då för nytta av allt detta när man söker kredit hos banken?
Jo, om du tänker låna pengar för att köpa tillgångar som syns i balansräkningen t.ex. varulager eller en maskin som kan öka din försäljning så kommer banken vilja hjälpa till. En sådan utgift syns inte med en gång i resultaträkningen utan blir en kostnad i resultaträkningen först när den skrivs av (en maskin) – och då i lagom små portioner, eller när den säljs (varulager).

Om du däremot tänker spendera pengarna på utgifter som inte syns i balansräkningen, t.ex löner, marknadsföring osv. blir det väldigt svårt att låna hos banken. Om man behöver pengar till den typen av utgifter innebär det att företaget går med förlust och bankerna lånar i regel inte ut pengar för att täcka förluster – Riskkapital – det ska täckas genom att ägarna skjuter till mer pengar tycker dom. Däremot lånar banken gärna ut Rörelsekapital – dvs. pengar som går till tillgångar som behövs i verksamheten.

Om du förstår skillnaden mellan Rörelsekapital och Riskkapital och kan beskriva ditt kreditbehov utifrån hur balansräkningen påverkas när du får kredit kommer bankens förtroende för dig som företagare att öka.

Mitt tips nr 2 är alltså – investera några timmar i att förstå hur en balansräkning fungerar och hur balansräkningen i ditt företag ser ut. Skissa också på hur balansräkningen kommer se ut när du fått din kredit och köpt t.ex. din maskin (en balansbudget).

Det kommer vara väl investerad tid som du har nytta av under hela ditt företagande.

Se till att du kan beskriva den marknad ditt företag finns på:
- kundunderlaget
- växer marknaden?
- konkurrenterna
- vad som skiljer ditt företag från andra aktörer och konkurrenter

Du bör också veta vilka nyckeltal som är viktiga t.ex hur många kunder du behöver för att gå runt. Min uppfattning är att man inte behöver ha en speciellt detaljerad budget men det är viktigt att ha koll på de stora dragen, framför allt intäkterna som ju är svårast att förutspå. Att ha en budget (även om den är grov) är en signal till banken att du tänkt igenom ekonomin även om dom inte läser eller förstår hela innehållet.

Man bör också ha en klar uppfattning om hur kunderna ska strömma till. Om din verksamhet är igång och du redan har kunder är det ett klart plus. Beskriv för banken hur du gjorde för att skaffa kunder och att du kan göra likadant igen x ggr. Då får du x kr i intäkter per månad osv.

Slutligen: om du har drivit företag förut och det har gått hyfsat bra så är det en fördel som du ska ta vara på. Detsamma gäller om du gjort samma sak tidigare som anställd som du nu gör i egen regi t.ex om du varit anställd som rörmokare och nu ska starta egen rörfirma. Då minskar risken att du misslyckas och det underlättar kreditbeslutet för banken.

Här är mina 5 bästa tips på hur du enklare får kredit hos banken.

1. Ha koll på verksamheten och ekonomin
2. Förstå din balansräkning
3. Prata med banken på ”bankens språk”
4. Förutse likviditeten
5. Odla förtroendet med hjälp av information

Jag kommer att fördjupa mig i var och en av tipsen i kommande blogg-inlägg.

Att driva företag är också en sport. Ska man bli bättre så är det viktigt att mäta. Tyvärr får väldigt många företagare bara ett korrekt mätvärde en gång per – när bokslutet är klart, oftast ett antal månader efter räkenskapsårets utgång.

Egentligen är det inte svårt att få en vettig rapport månadsvis. Det gäller bara att ha lite diciplin och hålla bokförigen up-to-date månadsvis och se till att man har gjort upp med t.ex. en redovisningskonsult att han eller hon tittar igenom ett par viktiga parametrar innan man kör ut resultatrapporten.

Jag är övertygad om att många duktiga entreprenörer med fina affärsideer skulle kunnat undvika konkurs om man hade mätit sin prestation månadsvis. Det är ju lite sent att justera verksamheten när pengarna redan är slut.